你也同感於工作都被視訊會議給耽誤?
或常因為開會冗長而煩惱嗎?
因為疫情來襲,未來線上會議可能成為主流形式,線上會議不但可以訓練主持能力,更能展現領導能力,你準備好迎接挑戰了嗎?

本文將分享執行一場成功的線上會議,該具備與注意的8件事。


線上會議前


第一,會議前準備:任務分配

身為主辦者不只是要舉辦會議,還要能分配任務,一般而言,視訊會議需要的角色任務包含:

  • 主持人:負責整場會議主持與引導。
  • 協調人:若有人遲到或系統連線等問題,請協調人處理讓會議繼續進行才不會延宕。
  • 記錄人:每場會議的會議紀錄人,重點記錄讓彼此確認討論結論與進度。雖然線上會議可以直接錄下所有的開會細節,但是冗長的會議其實不會有人會去看回放,但是重點記錄可以讓成員快速進入討論主題之後的執行。

第二,會議前準備:確認使用的系統與工具

主持人先跟與會人員確認使用的會議系統,以及協作工具的各項功能,確保大家用相同的系統傳送資料與討論,才不需要因切換浪費時間,或跟不上進度。例如:提問統一在留言區,白板的使用功能熟悉等。
貼心提醒,主持人在會議中間也可以一段時間停下來,確認大家是否在相同進度上喔!

任務分配
圖片來源:pixabay

線上會議中


第三,視訊會議中:避免可能的干擾發生

在視訊會議中,最常見的就是聲音和視覺干擾。

  • 避免雜音干擾:因此還不到你發言時,請記得靜音,也要記得發言時打開麥克風。
  • 確認視覺呈現:光線和穿著是視覺很重要的一環,不要背光或在灰暗的燈光下,讓人看了昏昏欲睡,另外,服裝非常能展現專業,讓對方信任和想聽你說話,因為任誰都喜歡看到乾淨舒服的畫面。

第四,視訊會議中:主持人技巧

線上會議比實體更難控制會議流程,主持人的節奏掌控很重要,以下三點主持人切記留意:

  • 開場:告知今天會議主題與流程、介紹今天與會人員與職責
  • 進行:清楚指示現在討論主題和發言人
  • 轉場:每個段落都要小結、進入下個主題前,要詢問聽眾是否還要繼續討論
線上會議
圖片來源:pixabay

線上會議加分細節


如果您還想讓視訊會議的品質加分,以下針對有四項可以優化調整的細節:

第五,不要看螢幕

在實體會議中,你對著人說話時,通常會看著對方的眼睛,但是在視訊會議中大家習慣盯著螢幕,在對方看來你是斜眼看旁邊。因此,輪到你發言時,請專注於黑色圓鏡頭的深層,對方才會感覺你的眼睛有神,儘管一開始會不習慣,但是久了就會自在許多。

第六,保持公眾表達的音量

不要因為是坐著面對鏡頭,就可以輕聲細語,要像公眾表達時,對著麥克風說話的音量,會聽起來更有精神。另外,也要善用抑揚頓挫和快慢停頓點,讓大家更專注在你說話的魅力上,而不會想要做自己的事或滑手機。

第七,鏡頭螢幕視角

注意對方看你的視角,可能看到你的鼻孔、雙下巴,或是高角度與距離鏡頭太近的壓迫感等。另外,也要特別確認畫面是否會切到你的頭部,或手比動作時,是否出鏡,這些都會降低別人繼續跟你視訊的意願,甚至想要提前結束會議。

第八,提供適當簡報視覺畫面

雖然大家手上都有資料,但因為彼此不是處於同一空間,可能在開會的時,沒有翻到對應的頁面而你卻不知道。因此,建議將設計好的簡報頁面,搭配報告同時展現,讓大家能專注當下會議內容、加速進行效率。

延伸閱讀:給後疫情時代忙於線上會議的你!6項加速遠距工作效率的能力

雖然線上會議眉角多,但是其實都不難做到,大家可以試著將這八件事作為檢核清單,於每次線上會議開始前,一一檢視是否準備好了。
最後,祝大家都能成功打造高效的線上會議!

陳韻如
陳韻如Vicky | 好感度教練

Vicky研究與實務經驗豐富的企業管理碩士,金融業資歷8年,擅長用口碑行銷的角度分析人性,亦用管理學的角度協助企業解決問題,為客戶建立自媒體與形象塑造。 9年活動策展主持經驗,為各大公司活動行銷,自媒體發達的時代,以新媒體為服務公司經營行銷,帶來許多成效。授課風格時而睿智理性,時而魅力感性的講授影響力,同時引發熱忱與投入,提高學習績效。活潑生動之小組討論及互動、技巧演練。

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