你也處在帕金森定律嗎?


以前當學生時,老師給一個月的期限要你完成的作業,你通常什麼時候動手做?
經常是期限到的前幾天,是吧?

工作上,上級規定週五要完成的工作,今天才週二而已,時間還很充裕,你通常什麼時候開始動手做?
先忙其他的事,等期限快到了才開始做,是吧?  如果你有以上的經驗,先不用感到挫折,因為你的行為很正常,在心理學上稱之為「帕金森定律」。

知識百科】帕金森定律 Parkinson’s Law
在工作能夠完成的時限內,工作量會一直增加,直到所有可用時間都被充滿為止。
敏捷管理
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簡單的說,有一件你一天可以完成的工作,但你給了自己三天比較寬裕的時間,最後你會需要用三天才能完成這件事;如果你給自己五天,你會給自己增加很多的「雜事」,來把空閒的時間填滿,最後你會用五天來完成。時間期限越寬鬆,你可能「浪費」的時間就越多。

那意思是不是說,我們以後訂定時間期限,時間越緊迫就會越有效率?答案當然是不一定,這要看工作的性質,以及期限訂的有多「緊迫」而定。不過,有一個知名企業家的確是以緊迫的時間期限來強迫自己提高工作效率的,他就是特斯拉的CEO伊隆‧馬斯克


高績效代表人物—伊隆.馬斯克


馬斯克在過去20年間創造了三家獨角獸公司,同時也身兼這三家公司:特斯拉、Space X與Neuralink的CEO。此外,他還是五個小孩的爸爸。在如此忙碌的工作環境下,馬斯克如何高效的工作?

一般人會給自己列出一個粗略的待辦清單,列出自己需要做的事情,並隨時將新的工作加入待辦清單。而馬斯克將他的時間安排以五分鐘為單位,透過精確到分鐘來安排自己的時間。他還經常給自己設定一些看來不切實際的期限,有人會批評他過於自大或自信,但是人們沒有看到的是這些緊迫期限背後的效應,那就是帕金森定律。

馬斯克透過帕金森定律所帶來的效應,不斷設定具有挑戰性的最後期限,並試圖努力達成。在這情況下,要臨時插入工作是很難的,這樣他就可以專心的進行自己的工作,不被瑣事所打擾。那麼,馬斯克是否曾經錯失時間期限?
有的,在所難免。

用馬斯克自己的話來說,「我既然說過有些事情會發生,它通常就會發生,也許不會按時發生,但通常最終會發生」。

整體來看,特斯拉雖然新車上市有時會延誤,但總是能盡快趕上;Space X太空船雖然總是落地失敗爆炸起火,但最近的一次已經可以成功安全著陸。

完成具有挑戰性的工作期限所帶來的效果,促使馬斯克和他公司裡的每個人全力以赴,取得我們今天看到的所有成就。如果馬斯克總是設定安全的最後期限,那他可能很難在如此高度競爭的環境下取得今天的成就,這就是帕金森定律的威力。

高績效代表人物—伊隆.馬斯克
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實踐敏捷管理的方法—「時間盒」的操作步驟


同樣的,用明確的時間期限來協助聚焦目標與提高效率是敏捷最重要的精神與手法,稱之為時間盒(Time Boxing)。每一個敏捷中的活動都被賦予了時間的限制,來確保每項敏捷活動能以最有效率的形式來進行。

例如:每一段Sprint(衝刺)原則上都不超過一個月的期限、每日站立會議每次不超過15分鐘、在一個月期限的Sprint中,Sprint檢討會議最長四小時,而Sprint回顧會議最長三小時。這些具有挑戰性的時間盒限制,正是敏捷團隊高效背後的驅動力。

就任務的聚焦而言,在一個Sprint進行的過程中,我們會避免所有的外在干擾,以提高工作效率。所有的外部變化與需求,會在下一次Sprint規劃會議上,重新考量,依優先順序列入下一個Sprint的待辦清單。

延伸閱讀:敏捷專案管理手法:讓「使用者故事」替你聚焦工作任務

如果我們能將時間盒的概念運用在工作上,對每一項工作都賦予一個稍有挑戰性的期限,就有可能有效地提升我們的工作效率,讓我們更聚焦。既然對每一個任務設立時間盒如此重要,那麼我們該如何起步呢?以下是建議的步驟:

步驟一:記錄自己的時間運用情形

每天下班前,分析並記錄一下今天的時間都花到哪裡去了。
每週週末,回顧一下過去一週完成了哪些事。

步驟二:分析每項工作預估與實際花費的時間

對比原先的時間規劃,將工作的實際完成情形加以分析,看看哪些工作可以用較嚴格的時間盒來提高效率。
例如:審核客戶提供之不良品申請,原先預估要三天,實際花費三天,看起來是目前能力所及的任務,就可以列為提升時間效率的目標任務。

步驟三:嘗試著縮短那些你可以準時完成工作的期限

對於延誤的工作,我們試著去找出問題的原因,加以解決。對於已經可以準時或提前完成的工作,我們試著稍微縮短半天或一天的期限,引導自己去壓縮可能浪費的時間,讓自己更加聚焦、更有效率。

步驟四:回到步驟一,進行下一個時間盒設定的循環

有些人可能會對制訂較有挑戰性的時間期限感到壓力,甚至平時沒有制訂完成期限的習慣,這當然會跟每個人期望過的生活型態或價值觀有關。

如果你希望能在有限的時間內,完成更多的工作,留下多一點的時間去做自己想做的事,時間盒的概念會是個不錯的選擇。一個明確又合理可行的期限,能讓你不斷地提升工作效率,更快的交付成果,讓客戶更滿意,而這正是敏捷的精神,以及敏捷所要追求的目標。

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