敏捷團隊的工作方式強調經常交付可用的成果,所以會以一個較短的工作週期,反覆循環地進行工作,並交付成果,每一個循環稱之為一個Sprint(稱為迭代或衝刺)。但這種工作方式,有時感覺就像是搭摩天輪一圈一圈的轉,週而復始,團隊不斷地工作,摩天輪不停地旋轉,團隊不停地往前衝刺。長此以往,缺乏變化,團隊最終將產生倦怠感

所以,讓團隊停止衝刺,定期離開工作循環,停下來思考並喘息一下,就變的十分重要。

團隊應該靜下心來思考後面該怎麼運轉會比較順利一些,而不是一味地埋頭苦幹。例如:在摩天輪的滾軸上加一點油(引入一些外部資源)會不會運轉起來更輕鬆一些?或者可以想出一種方法來減輕重量,讓運轉得以更輕鬆一些(例如:刪去一些非必要工作),這也有助於團隊可以不需要長期處於緊繃狀態,可以持續的運作下去。

定期評估團隊運作的狀態是回顧會議最重要的目的。接下來,讓我們來談談敏捷回顧會議是什麼,以及它如何為你的團隊節省大量且無用的空轉。 

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團隊運作
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敏捷Scrum工作法的四個會議


在敏捷的Scrum工作法中,每一輪Sprint有四個會議,目的及內容分別是:

第一,Sprint 規劃會議

規劃下一個Sprint(迭代)要完成哪些工作,要創造哪些有商業價值的產出。

第二,每日站立會議

這是個每日不超過15分鐘的團隊內部會議,讓團隊成員了解彼此的工作進展,以及所遭遇的困難或障礙。

第三,Sprint檢討會議

在這會議中,團隊向客戶(或利益關係人)展示這個Sprint的工作成果,並取得客戶(或利益關係人)的回饋意見,以做為下一個Sprint規劃會議的工作安排或排序依據。

第四,Sprint回顧會議

這是團隊內部檢討會議,也是最符合品質改善(PDCA)精神的會議。團隊在會議中討論:「我們什麼地方做的好?我們哪些地方需要改善?在下一個Sprint中我們將如何調整?」。透過每次的Sprint回顧會議,團隊運作越來越順暢,最終形成一個高績效團隊

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敏捷工作團隊
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Sprint回顧會議常見的問題與限制


最後一個Sprint回顧會議(Retrospective Meeting)是敏捷中非常關鍵的會議,主要目的在透過每一個Sprint之後的回顧與檢討,持續改善每一輪Sprint過程中的團隊運作效率,讓團隊在下一輪Sprint能做的更好。不過團隊回顧會議畢竟是一個自我檢討的會議,在實務運作上,效果經常會受到一些限制,主要的可能原因如下:

  • 「誰提的改善意見,誰就負責去做」。導致大家抱持著「多一事,不如少一事」的心態。
  • 變成相互指責或批評大會,缺乏建設性的結論。
  • 彼此不好意思得罪人,有話不願意說,只敢說讚美的話。
  • 相同的問題不斷地重複提出,長久得不到改善。
  • 說了也沒用,沒有人關心或重視。
  • 缺乏有效率的組織討論,議而不決,想法難以形成共識或行動方案。
團隊互相指責
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其實不止是推動敏捷的企業有以上的困擾,一般團隊內部檢討會議也常會出現同樣的問題。所以接下來我們要介紹一種輕鬆有趣,又視覺化的團隊回顧會議方式 –帆船回顧會議(Sailboat Sprint Retrospective),來提升團隊內部回顧會議的品質與效率。


視覺化會議方式—帆船回顧會議


第一,什麼是帆船回顧會議?

帆船回顧會議是團隊誠實地評估之前的Sprint,並找出後續Sprint最佳運作方式的一種引人入勝的方式。

帆船回顧會議是一種回顧技術,可以將整個敏捷團隊的最後一個Sprint設想為帆船。這是一種團隊檢視是什麼推動了工作前進,以及是什麼阻礙了它的直觀方式。

帆船回顧會議
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第二,帆船回顧會議常見的物件與意涵

在回顧會議開始前,需要先畫出一條船,船的形狀或類型不是太重要,這艘船就代表著我們這個團隊。除了船體本身,周遭還需要畫上一些物件,讓討論的內容更豐富。常見的物件及意涵解釋如下:

  • 帆船:代表整個團隊。
  • 陸地或島嶼:是帆船最終要到達的地方,可以用來比喻Sprint(也稱為衝刺或迭代)的目標或願景。它可以是敏捷團隊的長期或短期目標,所以陸地代表目標或願景,也就是團隊要前往的地方。
  • 太陽:任務的光明面,代表機會。
  • :風推動帆船前進,代表之前進展順利的原因。團隊將確定是什麼讓風吹動了船帆。所以風代表助力,運用的好可以持續創造速度及領先優勢。
  • 船錨:船錨將船固定在一個位置,代表了阻礙團隊移動的事物。是什麼導致了主要的瓶頸或挑戰?是什麼阻礙了團隊的前進? 這些限制帆船繼續前行的因素,最後會形成導致劣勢的障礙。
  • (水下的)暗礁:如果帆船撞到暗礁會發生什麼?它可能會擱淺或損壞。暗礁代表了每次Sprint的潛在風險或障礙,它們可能存在於任何看不見的地方。如果你的團隊沒有想出解決它們的方法,這些問題可能會持續潛伏很長時間,並在預期之外影響團隊的運作。所以暗礁代表著潛藏的風險或威脅。

由於帆船回顧會議的做法廣泛運用於各行業,所以各公司或行業間會出現一些小差異,例如:

  • 有些團隊會以冰山來取代暗礁,藉助鐵達尼號沉沒的形象,來強化預期之外的風險意識
  • 有些團隊會加上船槳,來分析團隊自身能不靠外力,獨力前行的優勢
  • 有些團隊會加上燈塔,來描述外部可提供的資源或協助
  • 還有團隊會加上海盜,來描述橫空出世低價掠奪客戶(或資源),又無力處理殘局的不肖同行(或其他內部團隊)。

這些物件在運用上可以依團隊自己的需求,自行增刪修改,以更符合團隊的需要。


第三,帆船回顧會議操作步驟

帆船回顧會議的進行步驟如下:

步驟一:設置舞台

  1. 如果是線上會議,選擇一個合適的平台,例如:Google文件、虛擬協作白板等。網路上有非常多的現成圖案可以使用,各家虛擬協作白板(例如:Miro)也有提供現成的範例(有些需付費)可供使用。
  2. 如果是位於同一地點團隊的實體會議,會議前先畫一張漂浮在水面上帆船的圖案,以及太陽、船錨、暗礁、風和陸地等要素,分別散佈在水面上方和水面下方的適當位置,並準備數本顏色不同的便利貼。

步驟二:腦力激盪

  1. 說明本次會議的目的、進行方式與期望的成果。
  2. 讓大家想像一下帆船圖上各種元素的意涵,最後再進行總結,確定圖上每個元素對團隊的意義。
  3. 主持人在陸地上寫下團隊的目標或願景(也可以讓大家共同討論得出)。
  4. 依序介紹風(優勢)、船錨(劣勢)、暗礁(威脅)、太陽(機會)的意涵,要求團隊成員用十分鐘的時間(或更多時間),將他們的想法寫在便利貼上。

步驟三:進行命名

  1. 請團隊成員將便利貼貼在帆船圖上的適當位置,類別相同的卡片放在一起,並為群組命名。
  2. 逐次邀請一位團隊成員朗讀群組的內容,請大家分享對這個群組的想法,然後再換下一個群組。
  3. 最後請大家提出可能解決問題的想法或方案,並寫在新的便利貼上(可以是另一種特別的顏色)。

步驟四:規劃行動

  1. 接下來將解決方案進行排序,依重要性、緊急性、難易程度等將便利貼重新排序。可以利用敏捷會議中常用的排序工具來引導討論,例如:估算遊戲、MoSCoW 優先級排序法、投票等以幫助團隊討論、排名和決定要推進的改進方案。將改進方案加入到團隊待辦事項或未來工作清單,或是專門的變革和改進委員會,以幫助追蹤和衡量進度。
  2. 依改進方案制訂詳細行動計畫,包含:後續行動、負責人、完成日期等

此外,如果團隊所產出的內容仍然十分有限,有些開放式的問題在討論過程中,可以刺激團隊增加更多想法,也可以在討論過程中適時提出。例如:

  • 是什麼讓大家感到快樂?
  • 是什麼讓團隊慢下來?
  • 是什麼推動團隊前進?幫助我們帆船前進的陣風是什麼?還有什麼?
  • 如果你能砍掉一個錨(牽絆),它會是哪個?你怎麼能做到這一點?
  • 如果所有的錨都被砍掉會發生什麼變化?
  • 如果可以在帆船上添加一個引擎,它會是什麼?
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帆船回顧會議
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簡而言之,帆船回顧會議是一種有趣、直觀的方式,能幫助團隊確定他們想要去的地方,使他們能夠找出是什麼讓他們慢下來,什麼有助於他們實現目標。

使用帆船比喻使回顧會議更平易近人和易於理解,團隊成員不需要精通敏捷概念和術語,就能理解這種討論方式。在帆船回顧會議中,這種討論格式能深入挖掘想法並挑戰團隊,以制訂改善計畫,最終能導致團隊運作方式持續的改進。 

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『敏捷模式』 啟動企業數位轉型

「敏捷性」是什麼?

最簡單的定義,就是針對環境的變化,進行快速的偵測與回應,以維持或提升經爭優勢的能力。

「敏捷的企業」是什麼?

一群敬業的人不懈地專注於客戶價值;不斷改進其運作方式;並使用經驗主義,以可持續的方式迅速接受變革。如何轉型為敏捷企業,我們可以從:個人、團隊、組織三個面向來探討。

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張志維
張志維 顧問

敏捷管理手札

聽到敏捷很多人想到的都是軟體專案開發,但這可能會是比較落伍的印象了。隨著Google及荷蘭AIG集團等大型企業,運用敏捷改變公司運作方式之後,敏捷的觀念從軟體開發、工作管理、客戶服務、一直走向組織轉型,越來越深入我們的日常,影響我們的工作方式。在這專欄裡,我們不談軟體開發,隨著張顧問一起來探索敏捷的概念,未來將如何改變我們的工作與思考方式。