提到敏捷管理中的會議,讓人印象最深刻的莫過於「站著」開會的「每日站立會議」。甚至有些公司引進敏捷管理,第一個被老闆看上的就是「每日站立會議」,從此中高階主管,每天上午都得進老闆辦公室「站著」彙報工作成果。

嚴格來說,監督員工不是「每日站立會議」的初衷。在敏捷管理中,每日站立會議不是績效監督會議,但最終卻能帶來團隊績效的提升,這是怎麼辦到的呢?


「每日站立會議」正確做法


要回答以上的問題,首先你必須先瞭解「每日站立會議」的正確做法。

「每日站立會議」操作步驟

「每日站立會議」建議的作法是同一時間、同一地點,在每次不超過15分鐘的前提下,所有團隊成員輪流回答三個問題:

  1. 我昨天做了什麼?
  2. 我今天要做什麼?
  3. 我遇到什麼障礙?

這樣的會議格式,看起來十分簡單,但應用上也存在不少疑問。

每日站立會議
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「每日站立會議」常見問題

在此,我們先來探討幾個關於每日站立會議的常見問題:

常見問題說明
為什麼要站著開會,不能坐著嗎?要求站著開會,主要是強制要求大家放下手邊的工作,專心分享,專心聆聽他人的工作進度與障礙,速戰速決。如果公司有安排特定的區域,能讓大家離開辦公場所,專心開會及分享,就不一定要強制要求站著開會。
為什麼要限制在15分鐘內完成?限制會議時間的目的在請大家摘要說明工作進展,不需要詳盡的報告。彼此都在同一個團隊內,工作彼此相關連,目標也是相同的。每天報告工作進展,重點式的分享應該也就夠了。偶而超過15分鐘在所難免,但多數時候建議要緊守時間要求。因為回報完工作進度後,團隊成員通常都會立即想回座位繼續工作,冗長的會議不會有人專心聽,也達不到預期效果。
上級主管可否出席旁聽?可以,但不建議發言,否則常會變成「訓話」時間。
除非是公司內恰好有重要事項要宣布,或有些議題需要澄清。尤其是對團隊成員的發言不能加以責備或挑戰,因為每日站立會議的目的是希望團隊成員,能誠實反映出真實的工作進度或障礙,讓問題能得到適當的處理,責備可能會導致「知情不報」的不良行為出現。
此外,如果敏捷團隊的個人績效還是由上級主管來考核,旁聽每日站立會議以觀察團隊及每個人的工作狀況,更有其必要性。
既然是廣播式的溝通,他人發言時,其他成員間可否提問?每日站立會議是每個人報告工作進展的時間,原則上時間有限,建議以單向溝通,說明工作狀況為主,對他人發言的內容有疑問可以會後再處理。
但實務上,如果他人報告的內容對你很關鍵,或他人報告的內容不夠清楚,當場澄清一下倒是無妨,只要不要耽誤整體的結束時間就好。適當的提問,能避免報告人含混其詞或虛報進度,也能顯示你正在積極傾聽,有一定的正面效果。
每日站立會議上並不主動解決問題,那問題該怎麼解決?每日站立會議上並不當場解決問題,而是等到會後另行處理,只有與該問題相關的人員才需參加後續會議。換言之,與該問題無關的團隊成員,在每日站立會議結束後,就能回座位繼續進行工作,不耽誤非直接相關人員的時間。
「每日站立會議」常見問題

「每日站立會議」如何提升團隊的績效


瞭解每日站立會議如何進行之後,那麼每日站立會議是如何提升團隊的績效呢?

簡單來說,每日站立會議透過提高「透明性」,來瞭解彼此的工作進展,進而提升團隊的績效。提高透明性的效益,主要表現在以下兩個方面:

第一,提升團隊間的協作品質

團隊協作
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你是否有這樣的經驗,上一手的工作耽誤了,延遲交付給你,導致你的工作「被延誤」?這時你可能會想「早說嘛!我就可以早點因應」。

沒錯,每日站立會議有個很大的好處,就是可以提前讓你知道,你上一手的工作即將發生延誤,讓你有機會可以提早因應,降低可能的衝擊。因應上一手工作即將延誤的方式,依團隊間的分工可以分成以下兩種作法:

作法一:相互幫忙趕上進度

如果團隊成員間的工作技能重疊性高,大家彼此能相互幫忙,一起趕上進度是可行的。在敏捷裡有一個名詞叫做蜂擁(Swarm),意思就是當團隊中有人的工作發生(或即將)延誤時,團隊中的其他人,一起放下手邊的工作,全部集中到落後的工作中,幫助該隊友一起全力趕上進度,確保團隊可以準時達成整體目標。

作法二:調整工作流程

如果團隊中每個成員間的工作差異性高,彼此無法幫忙或取代,那麼尋找外援來趕上進度是一個積極有效的方式。但如果團隊外部一時缺乏支援的人力,那麼團隊成員就可以預先調整內部的工作流程,降低可能的衝擊,盡可能如期達成團隊目標。

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第二,透過「從眾心理」督促每個人持續向前進

從眾心理
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每天要「公開」回報工作進度,如果其他團隊成員進度比你快,主動承接的工作比你多,你會不會有一些壓力?如果績效是以對團隊的貢獻度來衡量,工作量趕不上別人,老是扯團隊進度的後腿,你會不會擔心對你績效多少會有一些負面影響?

敏捷團隊內沒有主管,全靠團隊自主管理。很多人會好奇,沒有主管要如何督促每個人認真工作?答案主要來自兩個原因:

第一個原因:工作由團隊成員自己認領

做完一件工作後,再接著領新工作。自己選感興趣的工作來做,也連帶的會有必須加以完成的責任感,這是提高敏捷團隊自主管理意願的第一個原因。

第二個原因:公開發言的群眾壓力

來自每日站立會議「公開發言」所帶來的「群眾壓力」,長期對團隊的貢獻度低,即使團隊成員不公開指責,你自己可能也會感到不好意思,會更努力地趕上進度。

整體來看,每日站立會議形式簡單,不需要額外的軟硬體投資,只需每天十五分鐘就可提高團隊協作的效率,進而提升團隊的績效,以及團隊成員的責任感,是一種非常強大的管理工具。但工具要能達到預期效果,需要正確的使用,才能完全發揮成效。在執行上要有相當的紀律性,並願意持之以恆,每日站立會議才能達成提升團隊績效的目標。

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『敏捷模式』 啟動企業數位轉型

「敏捷性」是什麼?

最簡單的定義,就是針對環境的變化,進行快速的偵測與回應,以維持或提升經爭優勢的能力。

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張志維
張志維 顧問

敏捷管理手札

聽到敏捷很多人想到的都是軟體專案開發,但這可能會是比較落伍的印象了。隨著Google及荷蘭AIG集團等大型企業,運用敏捷改變公司運作方式之後,敏捷的觀念從軟體開發、工作管理、客戶服務、一直走向組織轉型,越來越深入我們的日常,影響我們的工作方式。在這專欄裡,我們不談軟體開發,隨著張顧問一起來探索敏捷的概念,未來將如何改變我們的工作與思考方式。