你跟上滾動式檢討的熱潮了嗎?疫情下該知道的敏捷管理手法【敏捷管理手札】

五月中以來的疫情，帶給政府、企業與民眾莫大的驚慌與困擾。令人驚慌的是高峰時一天五百多例的確診，與初期階段高於全球平均的死亡率；令人困擾的是為了控制疫情，政府所採取的防疫措施，再再考驗著企業的應變能力。

疫情不斷的變化，確診熱區相繼爆發，不知道下一個爆發點在哪裡，疫苗到貨也充滿不確定性，情況一度十分危急。從全球趨勢來看，一些原來的防疫資優生，如越南、新加坡、紐西蘭、澳洲，情況也比我們好不到哪裡去。所幸台灣在全民共同努力下，自動封城，疫情漸露曙光。

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敏捷專案管理常見的手法—滾動式檢討

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我們是怎麼做到的？從管理的角度上來看，有一個很關鍵的作法值得提出來討論，那就是「滾動式檢討」。

什麼是滾動式檢討?

我們定了一個兩週的期限來觀察疫情的變化，兩週後如果沒有改善，就再觀察兩週。以兩週為一個檢討的單位，邊做邊計畫，邊做邊檢討，邊做邊修正，這作法好像聽起來很熟悉，對的，這其實就是敏捷管理建議的作法。面對高度不確定的環境，「滾動式檢討」隨情勢變化不斷修正作法，雖不保證是最好的作法，但卻是一種極具彈性的管理方法。

可能有些人會覺得企業經營環境不像疫情那麼多變，不太需要「滾動式檢討」，或是推動敏捷管理。的確，有些行業比較穩定，可能目前不需要全面推動敏捷管理，或是可能只有少數部門或專案管理會需要用到敏捷管理。

延伸閱讀：善用敏捷管理的「時間盒」4步驟，讓工作績效輕鬆達陣

哪些產業積極推行敏捷管理?

但如果我告訴你，最近這一兩年在中國大陸推動敏捷管理最積極的兩個行業，一個是汽車業，一個是銀行業，你會再重新檢視一下你的想法嗎？

汽車業可以說是最傳統的製造業，一部汽車所涉及的周邊行業非常多，從冷暖氣設備、照明、輪胎、沙發、儀表板、到塑膠料件、等。每一輛汽車的設計，都需要完整而複雜的前置計畫，一旦車型確定，幾乎沒有太多變化性可言，可以說是最傳統、最穩定的行業。

銀行業則是政府監管最嚴格，也是最具有歷史的行業，獲利情況絕大多數都非常穩定，是股市中最典型的長期投資標的。但他們為什麼要推動敏捷管理？答案很簡單，因為消費者變了，環境變了，他們不改變就等著被淘汰了。

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傳統管理模式—瀑布式管理

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瀑布式管理定義與特性

傳統的管理模式是從工業時代開始發展，它有個別稱叫「瀑布式管理」，意思是它的管理模式就像瀑布一樣，從上往下，層層交付，無法倒流。這樣的管理方式在以前以製造為主的生產企業有幾個重要的特性：

1. 客戶的需求可以被具體的描述出來，例如：汽車、電視機、電冰箱、沙發等。
2. 材料成本在整體生產成本中所佔比例高，成本控制對利潤的影響非常巨大，而且可能需要的前置加工時間長。
3. 各項工作間有強烈的相依性（A 做完了，才能做B）。

瀑布式管理優缺點

優點	缺點
適用於需求易於理解的小型專案。	不是大型專案的理想模型，常會導致規劃工作繁雜而耗時。
最具有全局觀，也是最容易掌握的模型之一。由於其性質，每個階段都有明確的可交付成果和審查程序。	需求發生變動時，專案變更的功夫非常巨大，執行過程中的變化彈性很小
一切依計畫行事，能輕鬆適應團隊成員的變化。	很難回到原來的階段做出改變。
流程和預期結果在專案初期都有詳細規劃。	如果需求在開始時不明確，就很難制訂計畫，變成一種不太有效的方法。

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VUCA時代該如何維持公司優勢?

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何謂VUCA，又從何而來?

隨著市場競爭的加劇，客戶變的越來越挑剔，滿足客戶多變的需求越來越困難，傳統的計畫性管理很難面對所有的競爭。美國戰爭學院使用VUCA一詞來描述現代戰爭中的基本事實，商業領袖們隨後採用此一術語來描述已經成為『新常態』的混亂、動盪與快速變化的商業環境。

未來的商業環境可能看起來難以預測，只有透過比同行更好、更快、更經濟地調整與學習，不斷地「滾動檢討」，公司才能持續取得優勢。

敏捷專案管理/滾動式檢討流程

簡單來說，敏捷就是「滾動式檢討」的工作方式，一般流程如下：

Step1：定一個比較短的工作區間(通常是兩週，不建議超過一個月)
Step2：在期初時決定未來兩週（或一個月）要做什麼
Step3：盡全力去做，這期間儘量不要改變任何計畫
Step4：期限到時，我們交出這兩週可評量的成果，看看客戶的回應如何
Step5：再根據客戶的回應與當時的狀況，制訂後兩週的計畫

以上流程，就像我們在處理疫情，隨時在處理突發狀況，但每兩週「滾動檢討」決定一次大的格局（防疫等級）一般。

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這次疫情的處理方式無意間讓敏捷的作法為全民所熟悉，這種每兩週依產出成果或環境變化調整後兩週的作法，相信未來會被更多企業所模仿，並套用在不確定性高的工作或專案管理上。這可以算是這次疫情所帶來的管理啟示，也可能會加速疫情之後，企業推動敏捷管理的速度，畢竟「滾動檢討」的作法與效果如何，大家已經有目共睹了。