五月中以來的疫情,帶給政府、企業與民眾莫大的驚慌與困擾。令人驚慌的是高峰時一天五百多例的確診,與初期階段高於全球平均的死亡率;令人困擾的是為了控制疫情,政府所採取的防疫措施,再再考驗著企業的應變能力。

疫情不斷的變化,確診熱區相繼爆發,不知道下一個爆發點在哪裡,疫苗到貨也充滿不確定性,情況一度十分危急。從全球趨勢來看,一些原來的防疫資優生,如越南、新加坡、紐西蘭、澳洲,情況也比我們好不到哪裡去。所幸台灣在全民共同努力下,自動封城,疫情漸露曙光。

疫情下該知道的敏捷管理手法
圖片來源:pixabay

敏捷專案管理常見的手法—滾動式檢討


我們是怎麼做到的?從管理的角度上來看,有一個很關鍵的作法值得提出來討論,那就是「滾動式檢討」。

什麼是滾動式檢討?

我們定了一個兩週的期限來觀察疫情的變化,兩週後如果沒有改善,就再觀察兩週。以兩週為一個檢討的單位,邊做邊計畫,邊做邊檢討,邊做邊修正,這作法好像聽起來很熟悉,對的,這其實就是敏捷管理建議的作法。面對高度不確定的環境,「滾動式檢討」隨情勢變化不斷修正作法,雖不保證是最好的作法,但卻是一種極具彈性的管理方法

可能有些人會覺得企業經營環境不像疫情那麼多變,不太需要「滾動式檢討」,或是推動敏捷管理。的確,有些行業比較穩定,可能目前不需要全面推動敏捷管理,或是可能只有少數部門或專案管理會需要用到敏捷管理。

延伸閱讀:善用敏捷管理的「時間盒」4步驟,讓工作績效輕鬆達陣

哪些產業積極推行敏捷管理?

但如果我告訴你,最近這一兩年在中國大陸推動敏捷管理最積極的兩個行業,一個是汽車業,一個是銀行業,你會再重新檢視一下你的想法嗎?

汽車業
圖片來源:pixabay

汽車業可以說是最傳統的製造業,一部汽車所涉及的周邊行業非常多,從冷暖氣設備、照明、輪胎、沙發、儀表板、到塑膠料件、等。每一輛汽車的設計,都需要完整而複雜的前置計畫,一旦車型確定,幾乎沒有太多變化性可言,可以說是最傳統、最穩定的行業。

銀行業
圖片來源:pixabay

銀行業則是政府監管最嚴格,也是最具有歷史的行業,獲利情況絕大多數都非常穩定,是股市中最典型的長期投資標的。但他們為什麼要推動敏捷管理?答案很簡單,因為消費者變了,環境變了,他們不改變就等著被淘汰了。

經典課程:敏捷式工作管理 Agile Work Management

傳統管理模式—瀑布式管理


瀑布式管理定義與特性

傳統的管理模式是從工業時代開始發展,它有個別稱叫「瀑布式管理」,意思是它的管理模式就像瀑布一樣,從上往下,層層交付,無法倒流。這樣的管理方式在以前以製造為主的生產企業有幾個重要的特性:

  1. 客戶的需求可以被具體的描述出來,例如:汽車、電視機、電冰箱、沙發等。
  2. 材料成本在整體生產成本中所佔比例高,成本控制對利潤的影響非常巨大,而且可能需要的前置加工時間長。
  3. 各項工作間有強烈的相依性(A 做完了,才能做B)。

瀑布式管理優缺點

優點缺點
適用於需求易於理解的小型專案。不是大型專案的理想模型,常會導致規劃工作繁雜而耗時。
最具有全局觀,也是最容易掌握的模型之一。由於其性質,每個階段都有明確的可交付成果和審查程序。需求發生變動時,專案變更的功夫非常巨大,執行過程中的變化彈性很小
一切依計畫行事,能輕鬆適應團隊成員的變化。很難回到原來的階段做出改變。
流程和預期結果在專案初期都有詳細規劃。如果需求在開始時不明確,就很難制訂計畫,變成一種不太有效的方法。
傳統瀑布式管理的優缺點

VUCA時代該如何維持公司優勢?


何謂VUCA,又從何而來?

隨著市場競爭的加劇,客戶變的越來越挑剔,滿足客戶多變的需求越來越困難,傳統的計畫性管理很難面對所有的競爭。美國戰爭學院使用VUCA一詞來描述現代戰爭中的基本事實,商業領袖們隨後採用此一術語來描述已經成為『新常態』的混亂、動盪與快速變化的商業環境。

未來的商業環境可能看起來難以預測,只有透過比同行更好、更快、更經濟地調整與學習,不斷地「滾動檢討」,公司才能持續取得優勢。

VUCA時代

敏捷專案管理/滾動式檢討流程

簡單來說,敏捷就是「滾動式檢討」的工作方式,一般流程如下:

Step1:定一個比較短的工作區間(通常是兩週,不建議超過一個月)
Step2:在期初時決定未來兩週(或一個月)要做什麼
Step3:盡全力去做,這期間儘量不要改變任何計畫
Step4:期限到時,我們交出這兩週可評量的成果,看看客戶的回應如何
Step5:再根據客戶的回應與當時的狀況,制訂後兩週的計畫

以上流程,就像我們在處理疫情,隨時在處理突發狀況,但每兩週「滾動檢討」決定一次大的格局(防疫等級)一般。

經典課程:敏捷式專案管理 Agile Project Management

這次疫情的處理方式無意間讓敏捷的作法為全民所熟悉,這種每兩週依產出成果或環境變化調整後兩週的作法,相信未來會被更多企業所模仿,並套用在不確定性高的工作或專案管理上。這可以算是這次疫情所帶來的管理啟示,也可能會加速疫情之後,企業推動敏捷管理的速度,畢竟「滾動檢討」的作法與效果如何,大家已經有目共睹了。

VUCA world we need!

『敏捷模式』 啟動企業數位轉型

「敏捷性」是什麼?

最簡單的定義,就是針對環境的變化,進行快速的偵測與回應,以維持或提升經爭優勢的能力。

「敏捷的企業」是什麼?

一群敬業的人不懈地專注於客戶價值;不斷改進其運作方式;並使用經驗主義,以可持續的方式迅速接受變革。如何轉型為敏捷企業,我們可以從:個人、團隊、組織三個面向來探討。

課程介紹

張志維
張志維 顧問

敏捷管理手札

聽到敏捷很多人想到的都是軟體專案開發,但這可能會是比較落伍的印象了。隨著Google及荷蘭AIG集團等大型企業,運用敏捷改變公司運作方式之後,敏捷的觀念從軟體開發、工作管理、客戶服務、一直走向組織轉型,越來越深入我們的日常,影響我們的工作方式。在這專欄裡,我們不談軟體開發,隨著張顧問一起來探索敏捷的概念,未來將如何改變我們的工作與思考方式。

您也有訓練需求嗎?

填寫訓練需求表單,我們將盡快派專人與您聯繫,提供相關培訓建議與資料,以協助您的企業人才持續發展。