引導是具有挑戰性的工作,過程當中要能夠有理性的思考跟邏輯的分析,參與過程裡要表達真實的情感,可能直覺會創造一些新的產出。

面臨突然的變動,團體動力出乎你的意料,所以引導規劃和準備工作,必須有系統性的方法,幫助我們處理這些狀況,提高成果績效,增加課程與活動的價值。

而掌握系統性的方法,今天于仁想跟大家分享《The IAF Handbook of Group Facilitation》中提到「高效引導的八個P」。
Eight Ps of Effective Facilitation Planning and Preparation

高效引導的八個P:

  • Perspective視角:了解客戶組織的營運狀況,能夠在設計引導工作坊時,提供一些背景資料。
  • Purpose目的:明確了解客戶及利益關係人的需求和期望。
  • People人員:參與工作坊相關人員人數、參與動機。
  • Product成果:定義具體的工作成效、內容和方式來滿足參與者的需求。
  • Place場地:事先了解環境,避免限制。
  • Process流程:根據參與者的背景、目的、人員、成果、場地,制定引導流程設計、教材材料及評估方式。
  • Practice練習:檢查流程及材料準備。
  • Personal preparation個人準備:個人要負起責任在精神、情緒、生理上,準備好執行工作坊。

Perspective視角
需求探索


需求探索
圖片來源:pixabay

了解參與者背景及最後期望的產出是很重要的,我們可以請組織企業提供相關的背景資訊,如:年度報表,目前遭遇的問題情境。

透過開放式問題對客戶進行訪談,聚焦工作坊的主題以及模式,例如這群人主要的產品和服務、公司組織願景與價值觀、員工的流動率、曾經發生哪些管理變革、市場的規模、未來主要的目標等。

收集相關背景資料,有助於工作坊設計及帶領。


Purpose目的


明確詳細的需求、具體要交付的成果以及如何衡量結果,了解客戶對於最終交付的成果以及工作坊的看法,這一點非常重要。

這裡對需求和預期簡單給一個定義:需求是組織實現任務目標與目的之前,必須解決的問題或議題,工作坊要有效地運作,利益相關人都必須參與,而且要產出令人滿意的效果

你可以試著問企業對於需求跟期待:

  • 目前的結果或成果是什麼?
  • 理想的預期結果或成果是什麼?
  • 希望什麼時候可以實現這些目標?
  • 在實現結果之前,需要創造什麼樣的氛圍?
  • 希望為這次活動定下什麼樣的基調?

焦點問題是透過開放式提問,在引導活動流程中,向參與者進行提問,舉例:

我們要如何才能在部門中和部門間,建立有效地團隊合作?
在未來三年,我們要怎麼樣才能將部門的營運成本降低20%?

這時候工作坊就可以定下理性目標和體驗性目標。


People參與人員


引導師要對參與工作坊的群體人員的背景資料進行了解,千萬不要猜測,亦或仗勢著個人專業、經驗和個人魅力而大意。

在事前訪談,有一個需要小心的地方,那就是「組織的高層或承辦窗口,對於工作坊參與者的描述未必正確」,因此,可以對焦幾個向面的提問,釐清這一群參與者,例如:

  • 最近組織內的衝突發生在哪裡?
  • 存在哪些偏見或者是先入為主的想法?
  • 有沒有明顯的喜好?
  • 其他顧問或引導者的過去經驗?
  • 會挑起情緒激動的問題是什麼?

Product 成果

工作坊產出


符合客戶需求,要強調具體交付成果的重要性,切勿讓客戶產生誤解。因為客戶希望工作坊結束後,能有實際的行動,而不只是探索模糊的議題。因此,建議最終要形成文件的紀錄,可以從以下幾個問題來釐清:

  • 客戶最重要的事情是什麼?
  • 結束時希望獲得什麼樣的文件記錄?
  • 未來會如何使用這些工作坊的產出?
  • 誰會看到這些成果?
引導產出
為未來而引導學院/活動拍攝

Place 場地


引導者必須確保房間、會議室、教室內,有充足且可運用的牆面,預先思考學員的產出、海報要張貼在哪裡。
另外,人數和空間的比例要拿捏得宜

  • 有多少人會參加
  • 座位的安排
  • 桌子的佈置
  • 需要什麼樣的工具
  • 有沒有其他的分組教室可以使用
  • 當天的咖啡和點心

我個人常用的基本工具,在上一篇跟大家說過了。

延伸閱讀:好的引導,請掌握關鍵的7件事

提前到教室佈置場地時,我習慣在不同的教室角落坐下來,看看參與者的視角高度,他會看到什麼?對於教室內的溫度、光線、聲音設備等,有沒有會分散他專注的事物,例如:噪音。這些都是專業引導師該留意的細節。


Process 流程


在了解完參與者背景、工作坊目的、客戶需求、環境後,就要為這個工作坊制定一個好的流程。

每位老師的習慣不同,以下提供我個人的經驗給大家參考:

  1. 將一整天的工作流程,放在一張A4紙張內
  2. 設計不同的時間段,每個區間大約10分鐘到兩個小時不等。
  3. 在每一個內容時間段,簡單地寫下提示自己要說的關鍵字或短語
  4. 事先找其他引導師做工作坊流程討論或演練。
  5. 事先準備每個活動所需材料,例如:講義、海報、參與者手冊、圖片

Practice 練習


練習關乎於工作坊成敗

在工作坊之前,檢查每一個階段用到的文件跟材料,設想所有的討論單元可能發生的問題,以及有沒有緊急的應變措施。

這些都是透過預演過一遍可以檢查到的,而我個人還習慣將文件資料做雲端備份,出門時傳一份到自己的Line上,並在行李箱隨時準備一條延長線,以備不時之需。

為未來而引導學院/活動拍攝

Personal preparation 個人準備


引導過程中,需要保持中立而客觀的立場進行操作,所以情感上必須要能夠覺察自己的情緒跟態度,不能把個人問題及偏見放到工作坊當中,才不會有失客觀。

體力上,除了充分的休息保持你的精力充沛外,難免遇到疲倦的時候,我個人的習慣是兩顆B群,加黑咖啡,不讓自己的注意力降低太多。 最後,在工作坊開始前,我習慣到洗手間檢查一下自己的個人儀容,靜心冥想,並為自己下一個心錨,想像自己正在引導一次成功的工作坊,信心滿滿地回到教室。

于室呼引導

你是否也曾有過花了時間開會,結果沒有任何結論的經驗呢? 明明事前對焦過需求,但專案結果卻與客戶想法有差異? 這些都可能源自於想法落差與共識不足的因素。因此,近年引導廣泛被應用於企業會議、活動,甚至培訓,逐漸成為企業主管必修職能。 本專欄將以「引導」為主軸,透過許顧問的分享,將書籍的知識點套用到企業案例或場景,完美演繹學理與實務的結合。


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