高績效敏捷團隊維持專案品質與效率的秘密—視覺化的「帆船回顧會議」【敏捷管理手札】

敏捷團隊的工作方式強調經常交付可用的成果，所以會以一個較短的工作週期，反覆循環地進行工作，並交付成果，每一個循環稱之為一個Sprint（稱為迭代或衝刺）。但這種工作方式，有時感覺就像是搭摩天輪一圈一圈的轉，週而復始，團隊不斷地工作，摩天輪不停地旋轉，團隊不停地往前衝刺。長此以往，缺乏變化，團隊最終將產生倦怠感。

所以，讓團隊停止衝刺，定期離開工作循環，停下來思考並喘息一下，就變的十分重要。

團隊應該靜下心來思考後面該怎麼運轉會比較順利一些，而不是一味地埋頭苦幹。例如：在摩天輪的滾軸上加一點油（引入一些外部資源）會不會運轉起來更輕鬆一些？或者可以想出一種方法來減輕重量，讓運轉得以更輕鬆一些（例如：刪去一些非必要工作），這也有助於團隊可以不需要長期處於緊繃狀態，可以持續的運作下去。

定期評估團隊運作的狀態是回顧會議最重要的目的。接下來，讓我們來談談敏捷回顧會議是什麼，以及它如何為你的團隊節省大量且無用的空轉。 

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敏捷Scrum工作法的四個會議

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在敏捷的Scrum工作法中，每一輪Sprint有四個會議，目的及內容分別是：

第一，Sprint 規劃會議

規劃下一個Sprint（迭代）要完成哪些工作，要創造哪些有商業價值的產出。

第二，每日站立會議

這是個每日不超過15分鐘的團隊內部會議，讓團隊成員了解彼此的工作進展，以及所遭遇的困難或障礙。

第三，Sprint檢討會議

在這會議中，團隊向客戶（或利益關係人）展示這個Sprint的工作成果，並取得客戶（或利益關係人）的回饋意見，以做為下一個Sprint規劃會議的工作安排或排序依據。

第四，Sprint回顧會議

這是團隊內部檢討會議，也是最符合品質改善（PDCA）精神的會議。團隊在會議中討論：「我們什麼地方做的好？我們哪些地方需要改善？在下一個Sprint中我們將如何調整？」。透過每次的Sprint回顧會議，團隊運作越來越順暢，最終形成一個高績效團隊。

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Sprint回顧會議常見的問題與限制

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最後一個Sprint回顧會議（Retrospective Meeting）是敏捷中非常關鍵的會議，主要目的在透過每一個Sprint之後的回顧與檢討，持續改善每一輪Sprint過程中的團隊運作效率，讓團隊在下一輪Sprint能做的更好。不過團隊回顧會議畢竟是一個自我檢討的會議，在實務運作上，效果經常會受到一些限制，主要的可能原因如下：

• 「誰提的改善意見，誰就負責去做」。導致大家抱持著「多一事，不如少一事」的心態。
• 變成相互指責或批評大會，缺乏建設性的結論。
• 彼此不好意思得罪人，有話不願意說，只敢說讚美的話。
• 相同的問題不斷地重複提出，長久得不到改善。
• 說了也沒用，沒有人關心或重視。
• 缺乏有效率的組織討論，議而不決，想法難以形成共識或行動方案。

其實不止是推動敏捷的企業有以上的困擾，一般團隊內部檢討會議也常會出現同樣的問題。所以接下來我們要介紹一種輕鬆有趣，又視覺化的團隊回顧會議方式 –帆船回顧會議（Sailboat Sprint Retrospective），來提升團隊內部回顧會議的品質與效率。

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視覺化會議方式—帆船回顧會議

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第一，什麼是帆船回顧會議?

帆船回顧會議是團隊誠實地評估之前的Sprint，並找出後續Sprint最佳運作方式的一種引人入勝的方式。

帆船回顧會議是一種回顧技術，可以將整個敏捷團隊的最後一個Sprint設想為帆船。這是一種團隊檢視是什麼推動了工作前進，以及是什麼阻礙了它的直觀方式。

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第二，帆船回顧會議常見的物件與意涵

在回顧會議開始前，需要先畫出一條船，船的形狀或類型不是太重要，這艘船就代表著我們這個團隊。除了船體本身，周遭還需要畫上一些物件，讓討論的內容更豐富。常見的物件及意涵解釋如下：

• 帆船：代表整個團隊。
• 陸地或島嶼：是帆船最終要到達的地方，可以用來比喻Sprint（也稱為衝刺或迭代）的目標或願景。它可以是敏捷團隊的長期或短期目標，所以陸地代表目標或願景，也就是團隊要前往的地方。
• 太陽：任務的光明面，代表機會。
• 風：風推動帆船前進，代表之前進展順利的原因。團隊將確定是什麼讓風吹動了船帆。所以風代表助力，運用的好可以持續創造速度及領先優勢。
• 船錨：船錨將船固定在一個位置，代表了阻礙團隊移動的事物。是什麼導致了主要的瓶頸或挑戰？是什麼阻礙了團隊的前進？ 這些限制帆船繼續前行的因素，最後會形成導致劣勢的障礙。
• （水下的）暗礁：如果帆船撞到暗礁會發生什麼？它可能會擱淺或損壞。暗礁代表了每次Sprint的潛在風險或障礙，它們可能存在於任何看不見的地方。如果你的團隊沒有想出解決它們的方法，這些問題可能會持續潛伏很長時間，並在預期之外影響團隊的運作。所以暗礁代表著潛藏的風險或威脅。

由於帆船回顧會議的做法廣泛運用於各行業，所以各公司或行業間會出現一些小差異，例如：

• 有些團隊會以冰山來取代暗礁，藉助鐵達尼號沉沒的形象，來強化預期之外的風險意識
• 有些團隊會加上船槳，來分析團隊自身能不靠外力，獨力前行的優勢
• 有些團隊會加上燈塔，來描述外部可提供的資源或協助
• 還有團隊會加上海盜，來描述橫空出世低價掠奪客戶（或資源），又無力處理殘局的不肖同行（或其他內部團隊）。

這些物件在運用上可以依團隊自己的需求，自行增刪修改，以更符合團隊的需要。

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第三，帆船回顧會議操作步驟

帆船回顧會議的進行步驟如下：

步驟一：設置舞台

1. 如果是線上會議，選擇一個合適的平台，例如：Google文件、虛擬協作白板等。網路上有非常多的現成圖案可以使用，各家虛擬協作白板（例如：Miro）也有提供現成的範例（有些需付費）可供使用。
2. 如果是位於同一地點團隊的實體會議，會議前先畫一張漂浮在水面上帆船的圖案，以及太陽、船錨、暗礁、風和陸地等要素，分別散佈在水面上方和水面下方的適當位置，並準備數本顏色不同的便利貼。

步驟二：腦力激盪

1. 說明本次會議的目的、進行方式與期望的成果。
2. 讓大家想像一下帆船圖上各種元素的意涵，最後再進行總結，確定圖上每個元素對團隊的意義。
3. 主持人在陸地上寫下團隊的目標或願景（也可以讓大家共同討論得出）。
4. 依序介紹風（優勢）、船錨（劣勢）、暗礁（威脅）、太陽（機會）的意涵，要求團隊成員用十分鐘的時間（或更多時間），將他們的想法寫在便利貼上。

步驟三：進行命名

1. 請團隊成員將便利貼貼在帆船圖上的適當位置，類別相同的卡片放在一起，並為群組命名。
2. 逐次邀請一位團隊成員朗讀群組的內容，請大家分享對這個群組的想法，然後再換下一個群組。
3. 最後請大家提出可能解決問題的想法或方案，並寫在新的便利貼上（可以是另一種特別的顏色）。

步驟四：規劃行動

1. 接下來將解決方案進行排序，依重要性、緊急性、難易程度等將便利貼重新排序。可以利用敏捷會議中常用的排序工具來引導討論，例如：估算遊戲、MoSCoW 優先級排序法、投票等，以幫助團隊討論、排名和決定要推進的改進方案。將改進方案加入到團隊待辦事項或未來工作清單，或是專門的變革和改進委員會，以幫助追蹤和衡量進度。
2. 依改進方案制訂詳細行動計畫，包含：後續行動、負責人、完成日期等

此外，如果團隊所產出的內容仍然十分有限，有些開放式的問題在討論過程中，可以刺激團隊增加更多想法，也可以在討論過程中適時提出。例如：

• 是什麼讓大家感到快樂？
• 是什麼讓團隊慢下來？
• 是什麼推動團隊前進？幫助我們帆船前進的陣風是什麼？還有什麼？
• 如果你能砍掉一個錨（牽絆），它會是哪個？你怎麼能做到這一點？
• 如果所有的錨都被砍掉會發生什麼變化？
• 如果可以在帆船上添加一個引擎，它會是什麼？

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簡而言之，帆船回顧會議是一種有趣、直觀的方式，能幫助團隊確定他們想要去的地方，使他們能夠找出是什麼讓他們慢下來，什麼有助於他們實現目標。

使用帆船比喻使回顧會議更平易近人和易於理解，團隊成員不需要精通敏捷概念和術語，就能理解這種討論方式。在帆船回顧會議中，這種討論格式能深入挖掘想法並挑戰團隊，以制訂改善計畫，最終能導致團隊運作方式持續的改進。