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借鏡國際企業在一年多的疫情風暴下，已經積累如何應對遠距工作模式。這文從「疫情時代的轉型領導」直播論壇中，彙整會談中面對疫情的因應方式。
「疫情時代的轉型領導」直播論壇，由太毅與Insights一起共同舉辦，邀請兩位講者：
- 台灣微軟(Microsoft® ) 首席營運長 陳慧蓉 Flora
- 英國Insights Discovery® 亞洲區董事 黃欣鳳 Yvonne
由Insights Discovery®台灣顧問總監 李瓊芬 Joanne來主持此次會談的焦點，透過此次會談，讓我們了解全球在經歷十幾個月的疫情下，怎麼進行遠距工作及領導。
Part1. 遠距工作效率：看不到員工怎麼管理？
面對混合式辦公的狀態，在內部管理上，以前都是我看到員工，現在看不到怎麼管理？我們先思考一個問題，
員工坐在你面前，一天八個小時，所有的時間都在工作嗎？
現在遠距團隊工作，團隊要如何凝聚工作效能。例如：現在很多公司，新到職的人沒有面對面過，卻要在一起工作，在遠距工作模式下，如何讓團隊更有效率。
【對談】講者：台灣微軟(Microsoft ) 首席營運長 陳慧蓉 Flora
在微軟（Microsoft）十幾年的職涯裡，我的老闆主要在國外，所以常需要保持遠距工作的狀態。
另一方面，微軟從第三位微軟執行長薩蒂亞．納德拉（Satya Nadella）上位後，我們在五、六年的期間，把所有的工作模式搬到雲端，不管是工具還是文化，都已經適應混合工作模式。
一，遠距管理的管理特徵與環境切換
這次疫情下，我們希望將現有的經驗，幫助客戶來持續前進，轉換到遠距工作模式，相較於原本辦公室辦公有一個重要的觀點，那就是「遠距辦公」與「線下辦公」的工作場景，需要有另一套管理特性。
主要體現在兩個面向：
- 管理面：應變彈性，彈性是遠距工作基本要素
- 環境面：場景切換，遠距工作的場景氛圍
管理面：應變彈性，彈性是遠距工作基本要素
我們在遠距工作中，要怎麼建立好的工作氛圍，例如：有些同事有小孩要照顧，所以在遠距會議中，有時需要照顧小孩離開會議一下。面對這種情況，我們有一種默契，給出適當的「彈性」，例如：在會議上有些錄影，他可以運用彈性在非同步下，還是能完成各自的任務。
如果企業主給出更多的彈性，員工會對公司付出更多，會更願意幫公司多做一些。透過這樣的管理特性，我們在後台數據的流量發現，員工的信件數量，和會議流量都在成長。
所以遠距工作，並非會降低執行力，而是要提供工作者更靈活的工作模式，讓大家能釋放個人的創造力，把手上的任務完成。在遠距管理的思考，首先要建立良好的工作氛圍，從信任員工，給予彈性的工作模式，才有機會讓每個人為各自的專案負責。
環境面：場景切換，遠距工作的場景氛圍
剛開始實行遠距工作模式，很多人覺得只是從床上到書桌，但是，這是很不健康的作法。因為你的場景沒有做轉化，這些會讓身、心、靈感到混亂，以至於晚上想休息，還會覺得自己一直在工作，導致員工的工作壓力更大。
為了解決環境切換的問題，我們規畫虛擬的交通時間，例如：八點到八點半這段期間，會有一段檢查動作。例如：我們現在把訓練活動，放到早上的時間裡，做些適當的冥想、自我對話的練習，同時，把教育訓練結合在一起，不僅對內提高團隊合作的效率，這種在心靈的場景轉化，是非常重要的儀式。
【對談】講者：英國Insights Discovery® 亞洲區董事 黃欣鳳 Yvonne
二、遠距工作的氣氛培養
不論是線下辦公還是線上辦公，工作場景的「人味」跟「溫度」是團隊合作的重要催化劑。
為了讓大家在遠距工作能感受到彼此，我們開始不斷嘗試著各種實驗，最初規定大家上網聊天，可是這樣聊天很乾。後來找到一個好的模式，就是聚在一起飲食，讓大家開鏡頭一起吃。
平常強迫開鏡頭會覺得壓力大，會感覺不自在，但是，透過吃點東西的場合，很多自然的舉動就流露出來。我們也在這樣的氛圍下，更加了解彼此的狀況與個人模樣，一旦有了信任感與在團隊內的認同後，大家在工作上會更願意合作。
所以在遠距工作的狀態下，不只要教導員工遠距工作的能力，還有塑造遠距工作的幸福感。
三、儀式感實踐
儀式化：提升遠距工作效率，你需要為團隊建立遠距模式的儀式感
【推薦書籍】 《儀式感：把將就的日子過成講究的生活》 《原子習慣：細微改變帶來巨大成就的實證法則》 《起床後的黃金1小時》
生活中建立儀式感，從身邊的環境來著手，逐步塑造生活中的小習慣。
Part2. 軟實力：遠距領導者的內在特徵
面對遠距工作模式，領導者在自我的心態上，要有哪些方面的準備？
一、遠距領導者的2大心境特徵
【對談】講者：英國Insights Discovery® 亞洲區董事 黃欣鳳 Yvonne
線上的遠距工作，讓人與人之間的距離，拉開的不只是實體距離，還有心理距離。我們每個人都有自己的性格，在疫情期間，有些被壓抑的釋放出來。例如：有些人實體辦公室裡，比較沉默安靜，可是轉換到遠距工作中，反而因為距離的安全感，變得勇於表達。
面對心境上的變化，領導者需要照顧自己的心境養成，還有幫助團隊成員對自我的覺察。
抗壓力：面對環境變化的自我調適
當你在看新聞時，也是眼睛在吃東西，如果看完新聞感覺愈來愈糟，這就像吃垃圾食物，等於把自己的心靈搞得亂糟糟。你需要時刻問自己：我現在的內心感受如何? 如果會讓你不開心就不要去做，你是可以選擇的。
首先，把自己拉出焦慮的狀態，在疫情之前，你最好狀態在哪裡？你的心靈免疫力在哪裡？
提升自我抗壓力的目的，是讓心境平穩，才有辦法好好引導團隊前進，當你照顧好團隊後，團隊才會照顧好客戶。
自我覺察：幫助團隊成員自我覺察
人在壓力之下原本是什麼狀態，疫情下會把這個情緒放大，你得把焦慮狀態拉出來。這就需要主管使用教練技巧，幫助對方看見自己，一種是對自己未來的盼望，知道想要的是什麼，而他正在做的是什麼。讓大家開始反思，要怎麼表現會更好，這是幫助大家提升自我覺察非常好的機會。
最後了解大家的風格很重要，因為每個人想要被肯定、被重視的方式不一樣，所以會建議大家，領導者需要投入精神在了解公司裡各個員工的背景上。
Part3. 硬實力：遠距教練式領導力
不知道員工想法，如何緩解團隊的焦慮？
員工在公司裡，平常就是溫良恭儉讓，疫情期間突然離職；因此平常在辦公室工作，就都不知道對方在想什麼，更何況現在網路上工作，我就更加焦慮。
領導者面對遠距工作上，怎麼了解員工想法？
【對談】講者：英國Insights Discovery® 亞洲區董事 黃欣鳳 Yvonne
主管對員工的理解，其實在平常就需要做。所以不論在線下、還是線上，都要有固定的頻率來了解團隊成員現在的情況，這裡不只是工作上的事情，還包含個人的生活、家庭，以及未來的個人成長。
疫情期間的遠距工作模式，更需要了解員工的現況，除了缺少了交流，環境的雜訊反而會影像個人對事物的判斷。主管在遠距工作上，需要培養你在線上的面談能力，了解主要的談話頻率，以及談話內容的重點。
一、線上一對一面談：培養多場景下的面談技巧
與全球客戶的合作經驗中發現，多數企業主管，會與部屬每兩個禮拜一次會談，每次三十分鐘以上，不只談業務還有了解員工。了解對方現在的發展狀態，例如：詢問對方你還好嗎? 你最近的家庭狀況如何？
透過定期的訪談，對大家來講，內心會比較放鬆，因為信任感會在每次會談中一點一點的積累，主管也會知道該怎麼協助團隊成員。
對於主管而言，不只是培養教練引導的技巧，還要有針對線上引導的面談技巧。讓主管能在遠距工作中，也能發揮線下面談的影響力。
二、以身作則：協助團隊一起來達成目標
如果績效做不出來或是沒做到，要去關心為什麼做不到的原因；這也是身為主管的責任，協助團隊一起來達成目標，讓同仁們可以成長。
當我們在遠距的引導中，不只是讓大家理解「為什麼？」，還有「如何做？」的引導。
現在遠距開會成為一種常態，你可以在會議中的時間來安排面談，藉由定期理解員工心情是什麼，來協助團隊成員不斷成長。
三、遠距教練實踐
模型掌握：透過引導模型，不只是提高遠距談話的效率，也是再提升管理者的遠距領導能力。
- GROW模型
- ORID模型
- 情境式領導模型
【推薦書籍】 《聯盟世代：緊密相連世界的新工作模式》 《Google模式：挑戰瘋狂變化世界的經營思維與工作邏輯》
