引導是具有挑戰性的工作，過程當中要能夠有理性的思考跟邏輯的分析，參與過程裡要表達真實的情感，可能直覺會創造一些新的產出。
面臨突然的變動，團體動力出乎你的意料，所以引導規劃和準備工作，必須有系統性的方法，幫助我們處理這些狀況，提高成果績效，增加課程與活動的價值。
而掌握系統性的方法，今天于仁想跟大家分享《The IAF Handbook of Group Facilitation》中提到「高效引導的八個P」。
Eight Ps of Effective Facilitation Planning and Preparation
高效引導的八個P：
- Perspective視角：了解客戶組織的營運狀況，能夠在設計引導工作坊時，提供一些背景資料。
- Purpose目的：明確了解客戶及利益關係人的需求和期望。
- People人員：參與工作坊相關人員人數、參與動機。
- Product成果：定義具體的工作成效、內容和方式來滿足參與者的需求。
- Place場地：事先了解環境，避免限制。
- Process流程：根據參與者的背景、目的、人員、成果、場地，制定引導流程設計、教材材料及評估方式。
- Practice練習：檢查流程及材料準備。
- Personal preparation個人準備：個人要負起責任在精神、情緒、生理上，準備好執行工作坊。
Perspective視角
需求探索
了解參與者背景及最後期望的產出是很重要的，我們可以請組織企業提供相關的背景資訊，如：年度報表，目前遭遇的問題情境。
透過開放式問題對客戶進行訪談，聚焦工作坊的主題以及模式，例如這群人主要的產品和服務、公司組織願景與價值觀、員工的流動率、曾經發生哪些管理變革、市場的規模、未來主要的目標等。
收集相關背景資料，有助於工作坊設計及帶領。
Purpose目的
明確詳細的需求、具體要交付的成果以及如何衡量結果，了解客戶對於最終交付的成果以及工作坊的看法，這一點非常重要。
這裡對需求和預期簡單給一個定義：需求是組織實現任務目標與目的之前，必須解決的問題或議題，工作坊要有效地運作，利益相關人都必須參與，而且要產出令人滿意的效果。
你可以試著問企業對於需求跟期待：
- 目前的結果或成果是什麼?
- 理想的預期結果或成果是什麼?
- 希望什麼時候可以實現這些目標?
- 在實現結果之前，需要創造什麼樣的氛圍?
- 希望為這次活動定下什麼樣的基調?
焦點問題是透過開放式提問，在引導活動流程中，向參與者進行提問，舉例：
我們要如何才能在部門中和部門間，建立有效地團隊合作?
在未來三年，我們要怎麼樣才能將部門的營運成本降低20%?
這時候工作坊就可以定下理性目標和體驗性目標。
People參與人員
引導師要對參與工作坊的群體人員的背景資料進行了解，千萬不要猜測，亦或仗勢著個人專業、經驗和個人魅力而大意。
在事前訪談，有一個需要小心的地方，那就是「組織的高層或承辦窗口，對於工作坊參與者的描述未必正確」，因此，可以對焦幾個向面的提問，釐清這一群參與者，例如：
- 最近組織內的衝突發生在哪裡?
- 存在哪些偏見或者是先入為主的想法?
- 有沒有明顯的喜好?
- 其他顧問或引導者的過去經驗?
- 會挑起情緒激動的問題是什麼?
Product 成果
工作坊產出
符合客戶需求，要強調具體交付成果的重要性，切勿讓客戶產生誤解。因為客戶希望工作坊結束後，能有實際的行動，而不只是探索模糊的議題。因此，建議最終要形成文件的紀錄，可以從以下幾個問題來釐清：
- 客戶最重要的事情是什麼?
- 結束時希望獲得什麼樣的文件記錄?
- 未來會如何使用這些工作坊的產出?
- 誰會看到這些成果?
Place 場地
引導者必須確保房間、會議室、教室內，有充足且可運用的牆面，預先思考學員的產出、海報要張貼在哪裡。
另外，人數和空間的比例要拿捏得宜
- 有多少人會參加
- 座位的安排
- 桌子的佈置
- 需要什麼樣的工具
- 有沒有其他的分組教室可以使用
- 當天的咖啡和點心
我個人常用的基本工具，在上一篇跟大家說過了。
提前到教室佈置場地時，我習慣在不同的教室角落坐下來，看看參與者的視角高度，他會看到什麼?對於教室內的溫度、光線、聲音設備等，有沒有會分散他專注的事物，例如：噪音。這些都是專業引導師該留意的細節。
Process 流程
在了解完參與者背景、工作坊目的、客戶需求、環境後，就要為這個工作坊制定一個好的流程。
每位老師的習慣不同，以下提供我個人的經驗給大家參考：
- 將一整天的工作流程，放在一張A4紙張內
- 設計不同的時間段，每個區間大約10分鐘到兩個小時不等。
- 在每一個內容時間段，簡單地寫下提示自己要說的關鍵字或短語
- 事先找其他引導師做工作坊流程討論或演練。
- 事先準備每個活動所需材料，例如：講義、海報、參與者手冊、圖片
Practice 練習
練習關乎於工作坊成敗。
在工作坊之前，檢查每一個階段用到的文件跟材料，設想所有的討論單元可能發生的問題，以及有沒有緊急的應變措施。
這些都是透過預演過一遍可以檢查到的，而我個人還習慣將文件資料做雲端備份，出門時傳一份到自己的Line上，並在行李箱隨時準備一條延長線，以備不時之需。
Personal preparation 個人準備
引導過程中，需要保持中立而客觀的立場進行操作，所以情感上必須要能夠覺察自己的情緒跟態度，不能把個人問題及偏見放到工作坊當中，才不會有失客觀。
體力上，除了充分的休息保持你的精力充沛外，難免遇到疲倦的時候，我個人的習慣是兩顆B群，加黑咖啡，不讓自己的注意力降低太多。 最後，在工作坊開始前，我習慣到洗手間檢查一下自己的個人儀容，靜心冥想，並為自己下一個心錨，想像自己正在引導一次成功的工作坊，信心滿滿地回到教室。
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