敏捷團隊3種簡單實用的高效引導技巧【敏捷管理手札】

文 | 張志維 顧問

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增進團隊溝通的引導技巧

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公開討論（Open Discussion，有時也稱為自由發言）是一種非結構化、對話式的群體交談方式。人們想說什麼就說什麼，想先說什麼就先說什麼，沒有特定的規則或限制，也沒有人來引導發言。這是一種在敏捷團隊中非常自然、也非常常見的討論方式，大家圍在一起，討論問題，暢所欲言。

公開討論可以有多種目的。如果有人提出重要問題，整個團隊可以一起討論，每個人都可以自由發言。如果這個問題沒有引起團隊的注意，其他人可以簡單地透過表達新的討論議題來轉換話題。

但實際上，公開討論不容易有效率地達成團隊討論的目的，有時談話會偏題或漂移、有時少數人占主導地位、有時人們會私底下相互討論、有時甚至沒有試圖將自己的想法與前一位發言者的陳述聯繫起來。所以，「公開討論」一詞有時常會與「人多嘴雜」相提並論，這也就是為什麼敏捷團隊要限制團隊的規模，以提昇團隊溝通的成效。

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但即使團隊的人數不多，團隊討論（通常以會議的形式來進行）還是需要有一個結構化的形式。這個形式包括：會議主題、每個主題的活動以及執行這些活動的方式。一次會議可以有多個主題，一個主題可以有一組行動或結論。

因此，當會議引導者改變參與的形式時，就可以改變團隊的行為，進而改變團隊的產出。這些改變參與形式的技巧，通稱為會議引導技巧，或團隊引導技巧。敏捷團隊的人數雖然都在10人以內，了解如何促進公開討論是絕對必要的，因為這是敏捷團隊中目前最常見的群體思考方法之一。所以敏捷團隊需要有效的引導技巧來更好地引導討論。

敏捷團隊的規模普遍很小，一般市面上的團隊引導技巧多數可能顯的有些複雜，或需要較長時間的學習或練習。以下列出3種適合10人以下小型團隊，可以即學即用的團隊引導技巧：

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敏捷團隊引導技巧1：列出想法 / 腦力激盪

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列出想法幫助團隊快速識別問題的許多方面主題，即使團隊才剛剛開始思考它。這種方法常被稱為腦力激盪（Brainstorming），但作法正確的團隊其實並不是很普遍。

腦力激盪操作程序

1. 將大海報紙（或使用大白板）掛在牆上。
2. 解釋停止判斷的基本規則：
   a. 任何人都可以在列表中添加任何看似相關的內容
   b. 暫停判斷，不允許爭論或批評
   c. 蒐集想法期間暫不討論，列表建立後，再開始討論想法
3. 徵求一名志願者擔任紀錄員。紀錄員的工作是寫下每個人的想法，而不去審查或改進任何內容。
4. 以問題的形式陳述團隊的任務。
   例如，「我們有哪些減少預算的選項？」。說明活動的時間，然後讓團隊成員開始發表。
5. 讓人們一次只提出一個想法。
   a. 尊重每個人所說的一切
   b. 為記錄員總結複雜的句子
   c. 如果有人開始爭論或討論某個問題，請禮貌地提醒整個團隊遵守基本規則
6. 當討論速度減慢時不要驚慌。這通常意味著人們正在思考，或是顯而易見的想法已經被說出了。容忍沉默，如果你催促更多的想法，許多人會感到壓力並完全停止思考。
7. 在規定時間即將結束時，宣布「還有兩分鐘」。這通常會產生最後的想法。

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敏捷團隊引導技巧2：分組討論

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以小組的形式進行討論也很有用，可以2人或3人一組討論並彼此同意，然後合併為一個更大的團隊進行整合。

分組討論操作程序

1. 用一句話概述任務的目的。
   例如：「現在我們要討論我們對石博士最後一次演講的回饋」。暫時讓任務說明含糊其辭，我們將在步驟 4 中澄清它們。
2. 告訴參與者如何為他們的小組尋找夥伴。
   例如：「轉向你旁邊的人」或「找兩個你不太了解的人」組成一組。
3. 等到每個人都組成小組後再給出進一步的指示。
4. 等大家都安定下來後，明確接下來的任務，說明人們將討論的主題，然後陳述預期結果。
   例如：「石博士聲稱，已婚經理和單身經理受到的待遇截然不同。你是否同意？ 你的經歷是什麼？ 看看你們每個人能否舉出兩三個在你們工作場所發生過的例子」。
5. 如果你有任何有關基本規則或程序的說明，請立即提供。
   例如：「一個人應該是『說話者』，而其他人是『傾聽者』，然後當我發出信號時交換角色」。
6. 告訴參與者這項活動分配了多少時間。
7. 隨著流程的展開，宣布剩餘時間。
   例如：「還有三分鐘！」當時間快到時，發出最後的警告：「再等幾秒鐘」 。
8. 透過要求各小組代表分享他們的想法和經驗來重新進行全體討論。

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敏捷團隊引導技巧3：輪流發言

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當所有參與者都希望或需要參與時，可以使用輪流發言。這增加了轉換的機制，並為每個人提供了發言機會。

輪流發言操作程序

1. 讓小組成員將椅子拉到一起，圍成一個圓圈或半圓。
   在進行中，每位成員都能看到其他成員的臉，這一點很重要。
2. 用一句話概述要討論的主題。
   例如：「我們每個人都有機會對我們剛剛聽到的演講做出回饋。」
3. 解釋過程。
   舉例：「我們將從先發言的人開始順時針發言，當某人正在說話時，任何人都不得打斷，當你說完後，說『我說完了』或『先跳過』（如果你還沒想好要說什麼），這樣旁邊的人就知道什麼時候開始輪到他或她了。」
4. 如果基本規則有變化，請立即說明。
   例如，主持人有時可能會決定允許參與者在輪到他們時不發言。
5. 明確基本規則後，重述主題。
   當人們專注於你對基本規則的說明時，他們經常會忘記討論主題。現在是提醒他們並在必要時提供更詳細解釋的時候了。
6. 讓人們知道需要花多少時間。
   範例 1：「如果你們每個人都花大約一分鐘的時間分享你的反應，效果會最好」。
   範例 2：「請盡可能多花時間來表達你對為什麼這個問題不斷出現的感受」。