職場總是在我們不樂意下,給到層出不窮的挑戰

即使身心俱疲已是日常,大環境又來了疫情。
面對這樣的狀況,各家企業也早已準備,在後疫情時代,大家開始習慣線上協作的工作模式,因此,線上協作被視為是近期的趨勢,如果能精進線上工作能力,在工作表現上將擁有更多發揮的舞台空間!


遠距工作能力(一):視訊會議溝通能力


你說得口沫橫飛,對方卻無動於衷

視訊會議是線上工作重要技能之一,雖然對大多數人而言並不難,但其實有很多應該注意的小細節。

例如:大家最常「使用筆記型電腦內建的鏡頭」,但因為電腦的角度過低,會導致兩種問題:
第一,其實對方是在看著你的鼻孔
第二,整個發言的過程讓人感覺上對下的壓迫感
因此,建議應該把筆電墊高,以平視的角度來視訊,就能輕鬆解決上述兩種問題。

另一種常見的狀況是「沒有固定的主持人控場」無秩序也無效率,因為當大家對某個有趣的議題感興趣時,參與者通常會一起發言,聽眾搞不清楚當下發言的人是誰,導致最後一陣冷場,沒有結論。
因此,建議每次會議都要由團隊同仁輪流擔任主持人和會議記錄人,一來能確保會議流暢進行,二來能建立團隊線上會議的默契。

線上會議
圖片來源:pixabay

遠距工作能力(二):文字訊息溝通能力


時代在走,文字溝通的能力要有

比起過去寫E-mail,現在的遠距工作者更常使用通訊軟體進行訊息溝通。
雖然發訊息、圖片和文件等看似簡單,但要有效率地將你的想法清楚的讓老闆、夥伴或客戶明白,而非來來回回的QA問答,這就需要文字訊息溝通的能力訓練了。

特別是我們在發送訊息前,必須考慮到對方使用情境,一般而言,訊息通常是使用手機觀看,那麼你發送的文字量就不建議過多,最好一頁就能了解意思,不用上下滑動頁面才能看完


遠距工作能力(三):專案管理思維


專案管理的好,客戶能安心,老闆就放心

我們可以試著將手上的待辦事項,彙整成有規範、秩序,並且可以追蹤的狀態。

通常老闆都很害怕員工在家就無法把工作做好,因此,在彼此無法見面的工作模式下,建議在每次敲定彼此工作內容的同時,依照工時給出交期,這樣即使你事情太多不小心延遲進度,對方也會因為交期到了,適時提醒和追蹤進度。

相同地,你也能使用這個方式,與其他合作夥伴、客戶互動,確保每項工作都能如期完成。


遠距工作能力(四):獨立團隊管理


你已經是大人了,不要當老闆寶

在彼此見不到面的狀態下,上司難道要像媽媽一樣,隨時隨地追著員工跑,管理這些獨立作業的屬下嗎?

其實更好的做法是將會議時間固定下來,例如:每天早上9:00上班,大家上線開視訊會議,限制會議時間在 1小時內結束,規定每位夥伴發表的時間,在相同的時間下,請大家報告今日工作內容和最新進度。

這樣一來可以確保屬下們的工作方向是對的,同時也能訓練大家公眾表達的能力。


遠距工作能力(五):資訊搜集的能力


你不只要讀臉書,更要關注相關資訊

在網路的時代,FB、line等軟體或網站都兼具著訊息傳播的功效。

面對眾多的資訊來源,我們除了看八卦外,更要學會如何從眾多訊息中,收集到對自己有用的資訊,例如:工作相關的各種法條變更、最新行業報告、業務流程、管理制度等。

同時關注競爭對手、合作夥伴的相關資訊,紀錄與彙整後,才能做出相應的對策。

資訊蒐集的能力
圖片來源:pixabay

遠距工作能力(六):自學的能力


現在Google就是你的導師兼同事了

過去前輩和長官就在你旁邊,想問什麼就能走過去問,不知道的答案還能從旁觀察前輩的行為學習。

現在你得靠自己Google找答案,或是自費學習線上課程,例如疫情期間的大量線上會議,因為與會者或客戶,大家有不同的習慣,因此需要十八般武藝,能操作各種線上會議系統,例如:Zoom、Teams、Webex、google meet等。

延伸閱讀:企業線上學習的最佳推手:疫情期間如何安全執課又避免群聚接觸

最後,線上工作除了把任務完成外,更重要的是確保產出的效率,以及進度的追蹤把控。
要達到團隊夥伴們彼此不見面,卻能完美進行工作的協作,是現階段每個職場人士需要正視的課題。

陳韻如
陳韻如Vicky | 好感度教練

Vicky研究與實務經驗豐富的企業管理碩士,金融業資歷8年,擅長用口碑行銷的角度分析人性,亦用管理學的角度協助企業解決問題,為客戶建立自媒體與形象塑造。 9年活動策展主持經驗,為各大公司活動行銷,自媒體發達的時代,以新媒體為服務公司經營行銷,帶來許多成效。授課風格時而睿智理性,時而魅力感性的講授影響力,同時引發熱忱與投入,提高學習績效。活潑生動之小組討論及互動、技巧演練。


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