敏捷團隊實現「自我組織」的3個成功關鍵要素！【敏捷管理手札】

文 | 張志維老師

---

什麼是自我組織？

---

自我組織是一個事物從最初的無序，自發轉為有序的過程。在不受外力影響的情況下，系統中的最小單位間，自然地產生有秩序的互動，就是自我組織的結果。自我組織在我們周遭十分常見，例如：螞蟻在缺乏明確引導下，可以共同築起巨大的蟻窩；或當人們在擁擠的商場逛街時，可以毫不費力地與其他行人相互擦身而過而不會發生碰撞，就是一種自我組織。

父母跟隨自己的小孩去參加學校的戶外烤肉活動，也是一個很常見的自我組織例子。當老師將小孩分組後，一群家長跟自己的小孩就組成新的烤肉小組。起初會很混亂，因為一群家長到了小孩的烤肉小組，彼此都不認識，不知道該如何一起工作，也不知道自己該做什麼。慢慢地，有人去領烤肉材料、有人開始生火、有人開始料理食材、有人負責烤肉、有人負責看管小孩。這時，規則、結構及協作方式會自發形成，自我組織就開始運作。

「自我管理」是達成「自我組織」的重要基礎。就好像一個人可以把自己的工作管理得非常好，自我管理無懈可擊，但這並不表示他正在做的都是最有價值的工作，或是團隊最需要他去做的事。

同樣的道理，多數成年人行走上都沒有困難，要往哪裡走、走多快、走多遠都可以隨心所欲，可以說在行走上「自我管理」非常傑出。但當人們出門逛街或是電影院剛散場時，面對黑壓壓的人群，人們就必須「自我組織」的排隊，或自動往人少的地方去疏散，才能確保交通運作順暢。

整體來看，「自我管理」與「自我組織」的概念十分接近，而我們在敏捷上更加強調「自我組織」而非「自我管理」，主要目的也在強調敏捷團隊在面對高速變動環境下，更需要加強化彼此的協作與靈活性，不斷地「重新組織團隊」來創造有價值的產出，而不只是管理好自己。

---

3個自我組織成功的要素

---

自我組織的成功，以及它會變得混亂或是變的有用，主要取決於三個主要因素。第一個是團隊遵循的規則簡單明確，第二個是團隊實際擁有的自主權，第三個是團隊具有共同的目標。

成功要素1：團隊遵循的規則簡單明確

成功自我組織的第一個要素是組織中的個體遵循簡單明確的規則。一個常見的例子是鳥群在天空中創造出精緻且複雜的圖案，這些圖案是鳥群遵循兩個簡單規則所產生的結果：保持相同的速度，並與鄰近的鳥兒保持在相似的距離。當每隻鳥都遵循這些簡單的規則時，速度、距離及方向上的微小變化都會導致整個鳥群迅速地拉長、轉向及翻轉，進而讓鳥群的形狀產生巨大的變化。如果沒有這些簡單的規則，鳥群就會出現混亂。

Scrum工作法（或稱為Scrum框架）刻意的為採行Scrum的敏捷團隊定義了一個必須遵循的基本規則：每個Sprint都要交付一個「完成」的增量，以實現Sprint目標。儘管遵循這個規則肯定不像與周圍的鳥兒保持相同的速度與距離那麼簡單，但遵循這個簡單的規則將會為整個團隊帶來自我組織的方向，以及高度的靈活性與調適性。

延伸閱讀：敏捷團隊啟動秘訣：4種角色與3個關鍵活動

成功要素2：團隊實際擁有的自主權

成功自我組織的第二個要素在於人員與團隊擁有決定自己規則的自主權，也就是先能達到「自我管理」，再來談如何實現「自我組織」。增加團隊的自主權，團隊自然能超越或繞開他們工作上的障礙，這就是一種「自我管理」。在自我管理的思維下，團隊擁有一定程度的自主權，而不是由經理替他們做決定，也不必遵守嚴格的政策與協議。

相反的，如果管理層對團隊缺乏信任，不願意給團隊自主權，就會助長相互指責的惡性循環：敏捷團隊抱怨管理層沒有給他們足夠的空間發揮，而管理層則抱怨敏捷團隊不願承擔責任。管理層在團隊中感受到的士氣低落與負面思維，常常是員工對在工作中沒有足夠自主權的反應。

自我管理的重點並非取消所有規則或允許團隊為所欲為。重點是賦權團隊設計與塑造他們完成工作的方式，同時也對所做的決策當責。團隊會犯錯，甚至有些錯誤比其他團隊更嚴重。但是如果大家沒有犯錯的自由，團隊就永遠無法學到教訓，也永遠不會致力於實現自己的目標。

給予團隊自主權後，總會有「壞份子」為了追求自身利益而損害他人，但與其實施嚴格的制度與政策來防止錯誤與破壞，不如限縮錯誤所導致的損傷來得更有幫助。最好是安排一個回顧與反思的流程，讓團隊感受犯錯的結果，並且學會在將來避免重蹈覆轍。

成功要素3：團隊具有共同的目標

共同的目標就像是自我組織的引導軌道。當敏捷團隊為當前的Sprint設定一個明確且具價值的目標時，就能幫助他們決定Sprint待辦清單中哪些項目對實現目標最為重要。當成員發現某些事情阻礙目標達成時，這給了團隊一個好機會可以進一步思考如何重新組織以調整前進的步伐，以及如何調整Sprint待辦清單。

舉例來說，當家長跟小孩一起在假日參加學校舉辦的烤肉活動時，大家的共同目標就是「平安而快樂的完成活動」。如果負責生火的家長遲遲沒有進展，其他的家長就會過來幫忙；如果處理食材的家長人數不夠，沒有足夠整理好的食材可以提供給負責烤肉的家長，這時還有空閒的家長就會去幫忙整理食材，甚至會把小孩叫回來幫忙。團隊不只是能自己管好自己，還會在朝目標前進的路上，不斷的自行「重新組織」，來達成共同的目標。

維基百科就是自我組織一個很好的成功範例，靠著簡單的規則與明確的目標，全世界各類的專才，依照自己的能力（自我管理）與維基百科的編輯需求（明確的目標與簡單的規則），自我組織地共同創作了這本線上的百科全書。

敏捷團隊也是相同的道理，每個團隊成員都可以把自己的工作做的很好，團隊內部分工也很明確，把自我管理做好。但最重要的就是能依照環境的變化與任務的需求，靈活調整組織內的分工與作法，不斷的克服各種困難與變數，透過自我組織，在每個Sprint交付有價值的產出，這才是敏捷的真正的價值所在。