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特別策劃:太毅國際 數位內容發展部,趨勢來賓:許于仁顧問
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在現代組織管理中,主管除了要具備專業知識與管理能力外,更需要掌握引導的技巧,才能有效帶領團隊成長。本次特別邀請引導專家許于仁老師,與您一起深入探討引導技術的應用,並從引導前準備、工具運用到核心概念的釐清,為主管提供完整的引導力培養指南。
引導前準備工作
在開始進行引導之前,完善的準備工作是成功的關鍵。許多主管在實務上常遇到的困擾是:為什麼引導效果不如預期?為什麼有些員工似乎對引導沒有反應?這些問題往往源於前期準備工作的不足。本章節將為您詳細說明引導前的各項準備要點,幫助您在開始引導前就能確保最大成功機會。
準備1:確認引導對象的適切性
在開始引導前,主管必須先評估引導對象是否適合使用引導的方式。引導並非放諸四海皆準的萬靈丹,對於某些同仁而言,直接的指導可能比引導更有效果。以下情況建議採用直接指導而非引導:
- 工作經驗較淺的新進同仁
- 執行時效性高的緊急任務
- 在思考層面有所限制的同仁
- 需要立即解決方案的情境
準備2:依據不同角色戴上對應的帽子
身為主管需要視情況轉換三種不同的角色定位:
角色1:主管帽
- 負責人員招募與工作分派
- 進行績效考核與追蹤
- 執行部門管理職權
角色2:老師帽
- 傳遞組織知識
- 預防工作錯誤
- 解決問題並提供答案
角色3:教練帽
- 協助他人找到答案
- 運用提問技巧
- 發掘同仁工作動機
- 幫助發現盲點
準備3:會議前的準備事項
若要進行引導式會議,需要做好以下準備:
明確目標設定:
- 確立會議目的與預期成果
- 對齊與會者的期待
邀請對的與會者:
- 選擇適當的參與人員
- 確保參與者能對會議有所貢獻
規劃具體議程:
- 設定明確的討論主題
- 安排合理的時間分配
- 預設達成的決議項目
實務引導應用方法
掌握適當的引導工具和方法,能讓主管的引導過程事半功倍。很多主管雖然明白引導的重要性,卻不知道該用什麼方法來進行引導,或是對於工具的使用方式不夠熟悉。本章節將介紹兩個實用的引導工具及其具體操作方法,這些工具都是經過實務驗證的有效方法,能夠立即應用在日常管理工作中。
引導應用1:團隊共創與KJ法
在進行腦力激盪會議時,可運用以下工具:
便利貼發想法:
- 運用5W2H架構進行思考
- 讓每位參與者自由書寫想法
- 確保所有意見都能被收集
分類與群集:
- 將相似的想法進行分類
- 找出想法間的關聯性
- 形成具體的主題群組
定標與行動:
- 為各群組命名或下定義
- 制定具體的行動計畫
- 訂定時程與負責人
引導應用2:一對一引導模式「要-聽-懂-問-解-結」
在進行一對一引導時,可遵循以下步驟:
步驟1:邀(邀請)
邀請是整個引導過程的第一步,其核心目的在於創造一個良好的對話開端。這個步驟不僅是形式上的會議邀約,更重要的是透過適當的邀請方式,為後續的對話建立初步的信任基礎。一個好的邀請應該包含明確的目的說明,並且要特別注意溝通的口吻和表達方式,同時也要為部屬安排一個舒適且不受干擾的會談環境。
具體作法:
- 發出明確的會議邀請
- 清楚說明會談目的與目標
- 為部屬找到合適的面談空間,確保不被打擾
- 注意會議通知的口吻與表達方式
步驟2:聽(傾聽)
真正的傾聽不僅僅是用耳朵聽,而是要全神貫注地投入對話中。這個階段強調的是主管要能夠超越表面的言語,深入理解對方傳達的訊息。專注的傾聽可以幫助我們捕捉到說話者的潛台詞、情緒變化,以及未明說的期待與需求。這種深度的傾聽是後續有效溝通的基礎。
具體作法:
- 保持專注的傾聽姿態
- 觀察非語言訊息
- 理解對方表達內容背後的意思和動機
- 感受對方可能的期待或渴望
步驟3:懂(理解)
理解的核心在於同理心的展現。這個階段要求主管不只是知道對方在說什麼,更要能夠設身處地為對方著想,真正理解對方的處境和感受。透過同理心的回應,可以讓對方感受到被理解和被重視,這對建立信任關係至關重要。
具體作法:
- 確認自己是否真正理解對方的想法
- 運用同理心進行理解
- 掌握對方的情緒與感受
- 以同理心的方式回應對方的情緒感受
步驟4:問(提問)
提問是引導過程中的關鍵環節,它的目的不僅是獲取資訊,更重要的是通過有系統的提問,幫助對方進行深度思考和自我覺察。好的提問能夠打開對方的思維,引導他們從不同角度看待問題,最終找到解決方案。ORID結構化提問法提供了一個完整的思考框架,從表層的事實逐步深入到決策行動。
具體作法: 運用ORID四層次提問:
- O (Objective):詢問客觀事實,了解實際表現狀況
- R (Reflective):探討感受回應,表達對表現的觀察感受
- I (Interpretive):解釋意義影響,探討工作對當事人的意義
- D (Decisional):決定未來行動,討論下一步計畫
步驟5:解(解決)
在這個階段,主管需要轉換角色,從引導者變成問題解決者。這時候要善用主管的職權和專業知識,為員工提供具體可行的解決方案。這個階段特別強調實際行動的重要性,主管要能夠明確指出可以提供的支援和協助,讓員工感受到實質的幫助。
具體作法:
- 運用主管職權提供支援
- 給予專業知識指導
- 提供可行的解決方案
- 說明能夠協助支援的範圍
步驟6:結(結束)
結束階段不僅是對話的終點,更是行動的起點。這個階段的重點在於強化前面討論的重要發現和決定,同時要激發對方的行動意願。一個好的結束應該能夠讓對方帶著正向的能量和明確的方向離開,對未來充滿信心和期待。
具體作法:
- 為對話畫下一個正向的句點
- 總結會談重點
- 給予鼓勵性的話語
- 強化對方的行動意願和能力
教練力、提問力與引導力的區別
在人才發展領域中,教練力、提問力和引導力這 3 個能力經常被提及,卻也常讓人感到混淆。這 3 種能力看似相近,實則各有其獨特之處,理解它們之間的差異對於主管的領導發展至關重要。透過「請客吃飯」的生動比喻,我們可以更清楚地理解這三種能力的本質與區別。
為了更好理解這 3 種能力的差異,我們可以用「請客吃飯」作為比喻:
教練力:引領方向的終極目標
教練力就像是一位主人想要透過一頓飯,讓客人帶著滿足與愉悅的心情離開。在組織中,教練力代表著主管帶領員工朝向未來目標前進的能力。這個過程中,主管雖然清楚知道方向,卻不能直接告訴員工答案,而是要透過引導和提問的方式,幫助員工自己發現答案。教練力的核心在於確保最終的效果是令人滿意的,就像讓客人感受到豐盛的晚餐和主人的用心。這種能力展現在能夠幫助員工找到工作的意義、發現自己的盲點,並且激發他們的工作動機。
引導力:創造過程的藝術
引導力則如同精心設計的上菜順序和餐點搭配。就像主廚需要安排前菜、主菜到甜點的完美序列,讓每一道菜都能為用餐體驗增添驚喜,主管的引導力展現在設計和掌控整個對話或會議的流程。這包括了如何安排議題的順序、何時該深入探討、什麼時候該收斂話題,以及如何讓整個過程保持流暢而自然。好的引導力能讓員工在輕鬆自在的氣氛中,逐步釐清問題、發展想法,最終達到預期的目標。
提問力:不可或缺的基本功
提問力就像是廚師的基本廚藝,是最基礎但也最重要的能力。正如一個優秀的廚師必須精通各種烹飪技巧,好的提問力代表著主管能夠靈活運用不同層次的問題,幫助員工進行更深入的思考。這種能力體現在能夠在對的時機拋出適當的問題,引發員工的思考和覺察。就像廚師在每一道菜中都展現其廚藝,主管也需要在每一次對話中運用適當的提問技巧。
綜上所述,這三種能力的關係是:
- 提問力是基礎技能
- 引導力是運用技能的過程
- 教練力是最終的目標實現
對於現代主管而言,掌握引導技巧已成為不可或缺的核心能力。透過適當的引導準備、靈活運用各種工具,以及清楚理解教練力、提問力與引導力的差異,主管便能更有效地帶領團隊,創造更好的組織績效。然而,要特別注意的是,引導並非放諸四海皆準的方法,而是需要根據對象、情境和目的來靈活運用,才能發揮最大效益!