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文 | 胡立妍 顧問
過去經驗與未來的連結
某日課程結束後，一位之前上過課的學生帶著筆記型電腦衝進教室，希望小小耽誤我10分鐘幫她看看一份簡報，她緊張中帶著興奮的告訴我，「老師，這是我職涯中一個重要的轉折，公司成立了一個新的部門，我要爭取部門經理的位子」。
這家公司經營一個銷售網站，提供客戶刊登商品。Patty 在這家公司服務5年了，一直待在業務部，是業務部經理最倚賴的左右手，而且每年的業績也都能在期待中達成。最近公司打算成立客戶關係管理部門，強化客戶的經營與服務，Patty是被看好的內部人選之一。
公司要求幾位候選人進行自我推薦的簡報，於是 Patty 按照上課所學到的思考工具整理邏輯架構如下。
Patty的邏輯架構完全聚焦在過去的經驗。一般人在爭取某一個職位時，很容易將焦點放在「因為過去有相關經驗符合職位需求」。當然，這個絕對是必要的。
掌握未來的需求標準與期待
但是，如果可以進一步的挖掘「判斷標準」，掌握評審委員對於客戶關係管理部門經理的期待是什麼，就可以更容易提綱挈領，準備一份符合聽眾需求的報告。因此，我詢問了 Patty，「公司為什麼要成立這個部門？」
Patty回答：「過去公司比較注重業務的開發，客戶刊登商品是主要的業務，但是隨著兢爭者的出現，公司意識到不能僅僅提供刊登業務，還需要為客戶提供建議、改善方案，提升客戶的商品銷售。客戶關係管理就是為客戶分析曝光度、銷售量、促銷效果的數據，並依此提出建議方案。原本這些都在業務部的工作範圍，但是隨著公司營運版圖的擴大，於是將客戶關係管理的功能從業務部門獨立出來。」
所幸， Patty對於新部門的來龍去脈掌握得很清楚。接下來，我們就可以按照決策者的判斷標準整理出「全面性」的邏輯架構。
從以上的架構來看，是以時間序為方向找出三點理由(分結論)。繼續往下延伸就可以一步步建構出金字塔結構。
準備3步驟：想全、調整，再製作！
此時，Patty 又急著告訴我，「每個人只有15分鐘說明，這些內容應該會超時。」
進行思路整理的原則是先「想全」。運用金字塔原理整理出完整的架構，檢查合理性，避免疏漏。再根據對聽眾的重要性和時間限制調整出一份「彙報金字塔」。比如說 Patty 的這份報告從聽者(高階管理層)的角度來說，更關心的可能會是第二點「新部門客戶關係管理和原部門業務部如何協作?」和第三點「如何發揮客戶關係管理在公司經營上的效益？」。
和 Patty 原先準備的方向不盡相同，因為 Patty 的思路受到了15分鐘的限制，而未將想法延伸到公司最關注的「未來性」。其實，Patty 過去的績效已經眾所皆知，再多說容易陷入自吹自擂的印象。但是，Patty 過去的績效就束之高閣了嗎？也不是這樣，而是可以依據不同的聽者來調整。
如果 Patty 順利成為部門經理，公司新招募了一批新的成員，這些過去的績效就會比「未來性」相對重要，因為 Patty過去的績效和經驗對新成員來說，可以展現出 「Patty 是一位值得信賴的主管」，此時先取得信任再談推動工作，將會更順暢一些。
「想全」的另外一個好處是讓你不怕聽眾的提問。彙報金字塔就像是依照聽眾的期待調整出來的門面，而全面的金字塔架構就是最厚實的後盾，讓你用準備好的訊息回應提問。
如何準備？準備3步驟
- 想全：建構一個結構完整且全面的資訊金字塔
- 調整：根據聽者的期待以及時間限制，調整和篩選出一份彙報金字塔架構
- 製作：PPT的製作分為彙報內容和附件內容。彙報內容作為受時間限制的主內容，就是依據彙報金字塔架構整理的PPT，附件內容作為提問時段的參考內容，就是除了彙報金字塔以外的內容。
每個人在職場中有很多的機會進行提案，運用金字塔原理快速的先整理出內容架構，檢查結論、理由、以及因果關係，經由主管或是相關人員確認合理性之後，再進行PPT的製作，可以有效避免重工或是做白工的情況，取而代之的是高品質的努力成果。
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胡立妍 顧問
管理實戰妍究社
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本專欄以發展管理職能的五大基本技能-邏輯力與溝通、問題分析與解決、策略執行力、團隊管理、以及影響力為核心課題，結合胡老師10多年擔任專家顧問的諮詢經驗，和實戰課程中的職場案例，為讀者挖掘管理職能的痛點。除了讓讀者進行自我反思之外，還可以進一步結合課程實作、職場實踐、諮詢輔導、以及組織內部課題研討等學習過程，將關鍵管理職能貫徹落實。
