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敏捷團隊需要做出很多的決策,例如:工作優先順序的排序、工作量的預估、對工作目標的承諾程度、交付日期的設定、工作流程的協調、等。為了維持團隊的自主性與積極性,敏捷團隊特別重視每個人意見的表達,因此敏捷團隊內部就需要快速有效的團隊決策技巧,以有效地凝聚共識。以下是幾種敏捷團隊中常見的團隊決策方法:
羅馬投票法(The Roman Voting Technique)
這是一種快速、簡單而有趣的決策方式。有看過古羅馬競技場的電影(最有名的當然就是「神鬼戰士」這一部)嗎?當一場慘忍的決鬥結束時,所有人都會把目光投向羅馬皇帝,這時皇帝會緩緩的伸出右手,如果拇指朝上,代表存活,場中的人將得到赦免;如果拇指朝下,就會將場中的決鬥者處死。
簡單來說,羅馬投票法就是用拇指進行的「贊成票」或「反對票」。當敏捷團隊進行決策時,每個人可以用最簡單的方式來表達他們的看法。有些團隊會允許參與者將他們的拇指指向側邊,代表沒意見,但並不是每個團隊都允許「中立」或「沒意見」的選項。
進行方式如下:
- 主持人宣布完議題之後,大家同時投票。豎起大拇指表示「是」(或同意),而大拇指朝下表示「否」(或不同意)。
- 計算贊成和反對的人數,然後依據事先約定的團隊決策規則(共識決或多數決),決定提案通過或失敗。
相對於舉手表決而言,羅馬投票法等於就是「贊成的」、「反對的」、「沒意見」三種意見一次舉手,效率當然是高出舉手表決很多。
五指拳法(Fist to Five)
五指拳法是一種在會議期間快速獲得回饋或衡量共識的技巧。主持人說明需要進行表決的議題,然後要求每個人透過舉起手指數來表示他們對議題的同意程度,從五隻手指表示狂熱的支持,到握緊拳頭(零隻手指)表示強烈反對的意涵如下:
- 五隻手指:我愛死這個主意了,強力支持
- 四隻手指:這想法不錯,就這樣做吧
- 三隻手指:問題是有,可是不大,等以後再解決就好
- 兩隻手指:有些小問題,必須馬上解決才能決定要不要加以支持
- 一隻手指:我看到大問題了,先解決再來談
- 零隻手指(握拳):別說了,堅決抵制
進行方式如下:
- 主持人說明議題,並介紹五隻手指各自的意涵。
- 要求每個人依照對議題支持的程度,以手指的數量來表達。
- 一般來說,三到五隻手指代表對議題「有共識」或偏向贊成,零到二隻手指代表對議題「缺乏共識」或偏向反對。六種手指數量(0~5)的選擇,恰好可以粗略分為偏向支持或偏向反對兩種立場。
- 接下來請團隊成員輪流說明他們的思考方式,並逐步歸納團隊的共識。
- 在所有人分享之後,重新進行投票,然後再次進行討論,重複進行以上流程,直到差距減少為止。最後依照團隊事先約定的決策規範,例如「共識決」或「多數決」來進行最後的決策。
相對於其他決策方法而言,五指拳法可能會帶來較為「分散」的意見。雖然在凝聚共識上看起來有些麻煩,但卻可以透過六個不同層級,來反映出每個人對該議題的真實意見,得到團隊真正的共識,以及全力的支持。團隊可以依照決策時間的長短,或是議題是否需要產生共識的強烈程度,選擇是否採用這種團隊決策方法。
還有一種類似的決策方法叫做「協議梯度法」(Gradients of Agreement),這種方法從「全力支持」到「完全反對」分為八個等級。很明顯的問題是分為八個等級太過細緻,不容易區別,一隻手也很難表達清楚。這也反映出五指拳法的優異性,決策選項不會太多、不會太少、贊成與反對剛好各半、一隻手剛好可以完整表達,所以五指拳法也是敏捷團隊中應用最廣泛的決策方法之一。
舉牌法
並不是所有的團隊決策都是「是」或「否」的決策,有時候我們需要對「數字的大小」做出決策,例如:所需的人數、工時、數量、等,這時候我們就需要能估計大小的決策方法。常見的估算工具如下:
費氏數列
我們可能曾經過接觸到一個特殊的數列是1、1、2、3、5、8、13、21、34、55、…,它的特質是前兩項相加等於第三項,這被稱作「費氏數列」,由費波那契(Fibonacci,1170-1240)在某一次觀察兔子生長數量的情形時所提出。
T-Shirt尺寸
如果在估計大小時,大小之間的選項較為有限,就可以直接以衣服的尺吋大小來標示工作量或任務的大小,例如:XS、S、M、L、XL、XXL、∞、?、等,提供較為簡便的決策選項。
工作時數
當團隊運作十分成熟時,團隊成員便能清楚估算每一項工作所需的時數(或工時、人數、等數字),這時不妨直接以數字來表示,請團隊成員在小紙片上寫下他們心中估計最合理的數字,然後再透過彼此分享來營造共識。
進行方式如下:
- 當團隊需要對數字做出估計時,每位團隊成員分別在便利貼或是小紙片上寫下自己心目中的合理數字,然後舉起或張貼自己的紙片,最後由團隊成員輪流說明自己估算的方式。
- 所有成員分享完後,如果有共識,直接採用該數字。如果沒有共識,重新進行估算,進行再一次舉牌,再次針對估算的差異點進行分享,一直重複這個步驟,直到有共識或符合團隊事先約定的決策規範為止。
決策關鍵:持續改善,逐步調整
總而言之,需要Yes或No的快速決策時,「羅馬投票法」最為快速簡單,團隊直接以拇指向上或是向下,就能決定一個方案或想法的「生或死」。如果需要營造共識,或更進一步瞭解每個人對該議題的支持程度,「五指拳法」能提供簡單有效的方法,「一目了然」地瞭解團隊想法上的差距。對一些數字性的決策,直接在紙上標示數字或大小,再透過彼此分享,來引導出最有共識的數字,能在最短的時間內找出彼此想法的差異並邁向共識。
最後來考慮決策品質。以上的決策方法都能快速地引導團隊做出決策,但如果決策結果不如預期怎麼辦?敏捷的精神就是鼓勵試驗、容忍失敗,如果決策結果不如預期,下一輪決策修正就好,只要抱持著持續改善的精神,逐步調整敏捷團隊的作法,每一次失敗都會讓我們更接近成功,這就是敏捷。
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