《為什麼他看起來那麼閒，進度卻總是能超前？》從時間管理到價值創造的全新工作思維【書籍推薦】

文 | 摘自《為什麼他看起來那麼閒，進度卻總是能超前？》平安文化

工作中最重要的是能夠創造「成果（你的價值）」。這本書中，我將介紹通過這些經驗培養出來的「時間效益（時間與成果的比例）」技巧，協助讀者以最短的時間獲得最大的成果。將「每天的生活」視為「經營人生」，時間就成為了重要的經營資源。只要改變時間的運用方式，就能改變工作成果，同時也能夠大幅改善人生的豐富度。

這裡要注意的是，在管理時間之前，應該先了解「任務＝應該做的事情」。我們只能通過停止做某事或把事情交給別人做來創造時間。從這個角度思考，在使用時間之前，最好先決定優先等級較低「必須停止做的事情」。因此，本書以「哪些事情應該停止，為什麼應該停止，應該如何做」為基準，以Ο Ⅹ 對比的方式編排，讓讀者易於理解。

《為什麼他看起來那麼閒，進度卻總是能超前？》作者 理央周

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你如何看待「工作時間」與「成果」間的比例？

待在辦公桌不會有成果

Ⅹ 低效人士：總是在辦公桌前工作
Ο 高效人士：看起來像是在偷懶，卻取得了成果

你是不是認為，工作就應該坐在辦公桌呢？事實上，工作成果的關鍵在於現場和實際情況。所謂的現場或實際狀況，以行銷領域來說就是指目標客層的所在位置或賣場，以製造商領域來說就是指生產線。

我在菲利普莫里斯國際這間外資企業工作的時候，某位行銷經理常常溜出公司。我很疑惑，他待在公司的時間很少，到底什麼時候在工作？儘管如此，他所製作的行銷計劃和廣告活動仍然非常細緻，成功地讓負責的品牌快速成長。

以我的角度來看，剛開始並不清楚那位前輩在公司外面做了什麼，所以覺得他都在偷懶。我直接問對方，才知道他會去零售店或流行的商店，了解時下的潮流動向。以這些光看數據無法得知得一手資訊，思考出一套可以取得成果的計劃。從聽到這件事後，我也努力地在零售店裡確認市場動向，或者在贊助的賽車活動中觀察觀眾。我變得重視現場的第一手資訊，能夠以有趣的方式取得想要的成果。

如果一間公司裡，有待在電腦前工作卻成果不顯著的人，也有不常在公司但確實能交出好成績的人，那後者當然會獲得更好的評價。

關鍵：試著計算自己的「時薪」

你有計算過自己的「時薪」嗎？以一個年收入500萬日圓的人為例，時薪約為2000日圓。這個數字通常是單純以「薪資勞動時間」來計算。

然而，這個數字並未反映實際情況。因為這些計算方法都沒有包含梳妝打扮等準備時間、往返公司和住家的通勤時間等，我認為這些時間也應該一併納入計算。而且，納入公司為員工支付的各種保險費用，也是一種計算方式。

還有，我們必須注意「時薪會根據工作性質而有所不同」。本章介紹的「價業」應該比「作業」擁有更高的時薪才對。具體而言，企劃、與客戶的洽談等，能夠帶來成果的「價業」，應該設定較高的時薪，而諸如費用核算和辦公郵件處理等動手就好的「作業」則應該設定較低的時薪。以參考值來說，價業的時薪應該設定為作業的三倍以上，這裡的關鍵是更清楚地意識到應該達到的成果並加以換算。

當你開始意識到時薪時，就會更加敏感地意識到「時間效益」，也就是工作時間與成果之間的比例。請務必親自動手計算自己的時薪。應該會大幅改變你對時間和成果的想法。

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釐清這些關鍵點提高工作效率！

找出最花時間的工作

Ⅹ 低效人士：先做「容易完成的工作」
Ο 高效人士：先做「需要花時間的工作」

從整體架構回推：安排工作時，首先需要考慮「需要產出什麼＝成果」，然後從目標逆向推算該做些什麼。

在烹飪時，我們考慮的是「要透過哪些步驟才能在餐桌上擺出佳餚，讓大家都能品嘗美味料理」。如果要做湯、牛排和沙拉，就應該先從湯這種需要花時間燉煮入味的料理開始準備。在燉煮的同時，做甜煮胡蘿蔔、沙拉，準備好了之後，就可以開始煎牛排……按照這個順序準備。重點是「從整體架構回推」、「找出最花時間的工作」。

工作也是一樣的道理。如果是製作網站，就不應該從首頁、公司簡介、產品介紹等部分開始製作，而是應該從整體架構反推：「希望顧客如何使用網站？想要得到什麼樣的回應？」假如拍攝影片最花時間，那麼在準備期間，會需要把工作委託給相關人士、開會、修飾文章……了解全貌後思考具體計畫讓整個流程更快速進行。

雖然緊急的工作也很重要，但我們不應該盲目地處理眼前的工作，而是應該從整體架構來反推，尤其擬訂計畫的時候就要優先處理較花時間的工作。

靈活處理工作也能產生價值

Ⅹ 低效人士：先著手做自己的工作
Ο 高效人士：先著手需要委託他人的工作

安排工作時，首先應該從「需要委託他人的工作」開始。無論自己的工作做得再快，只要拜託後續工作的時間點太慢，導致這項工作無法完成，就會趕不上交期。

先著手需要委託他人的工作，然後在做自己的工作，整體進度才會更快，而且也能應付意料之外的情況。有些人會說「因為A公司的鈴木先生沒有提供文件啊」之類的話，但就算如此也無可奈何。畢竟當初要是提早請對方做這件事，也許就不會發生這種問題了。

從這個角度思考，盡早對後續工作人員提出需求，讓他們有足夠的時間創造價值，可以說是一大重點。此時，請按照合理的時間表來發派工作吧。如果對後續工作人員造成困擾或勉強對方，當下可能沒事，但無法建立長期的信賴。

即使是付錢的業主，也不要忘記體貼周到。工作效率高的人，隨時都會思考後續工作人員的立場，以此為基準安排工作順序和行程。

能夠判斷資訊的價值

Ⅹ 低效人士：在沒有具體目標的情況下輸入
Ο 高效人士：以輸出為重心選擇輸入的內容

有些人喜歡不斷地蒐集資訊、知識和技巧，並且專注於學習。不過這些只是用來取得工作成果的「工具」。從想要實現的成果反推，然後做出取捨吧。

以講座來說，那些為了「學習」而參加的人，聽完講座之後會覺得「演講很不錯」就結束了。但是那些為了「尋找解決公司問題」的人，則會思考「如何在工作中應用所學」。舉例來說，根據研討會上獲得的提示制定措施時，會注意應該如何與相關部門的人溝通、如何實踐這些措施。這樣一來，就可以把訊息分成「有參考價值」、「不需要」等類別。

像這樣釐清輸出的目的，就能篩選並整理資訊，輸入的品質也會隨之提升。我平時就會注意哪些資訊可以對客戶公司的顧問或研習有幫助，所以那些偶然看到的商店看板、廣告、和朋友家人的對話都給我很多靈感。

在輸入和輸出之間的過程中，也能磨練判斷資訊價值的能力。

現在是「隨處皆可辦公」的時代

Ⅹ 低效人士：只用電腦工作
Ο 高效人士：即使是用手機或平板上也可以工作

因為新冠疫情，遠端工作開始普及，許多公司也會提供智慧手機、平板電腦等電子設備給員工。既然如此就沒有道理不應用可以隨時隨地工作的工具。只用電腦工作是一件浪費的事。

按我的情況來說，我會以「能否簡單應對」當作選擇使用哪種設備的基準。如果郵件或聊天訊息，只需簡單回覆、確認，那我就會用手機或平板立即完成。使用行動裝置立即完成工作，就能省去「回去後再度開啟郵件」的麻煩，也能省下回到公司或尋找咖啡廳等「確保工作地點」的時間。

同時，還要根據「是否使用鍵盤」來選擇設備。即使一樣是有附件的郵件，必須下載保存的時候，就要再次打開郵件，使用電腦操作。另外，外出或移動時，單用手機輸入可能無法表達自己的意圖，譬如讓人為難的請託或者是需要道歉等需要謹慎處理的情況，我會用電腦冷靜處理。

選擇對自己來說容易使用的設備和應用程式，就是提高生產力的訣竅。

避免科技成為瓶頸

Ⅹ 低效人士：因為不擅長使用IT工具就直接放棄
Ο 高效人士：使用IT工具提升效率

人的能力大致相同，但是否能熟練使用IT工具，生產力會有很大的差異。雖然被工具牽著鼻子走就會本末倒置，但不使用這些工具就太可惜了。

在工作中的溝通中，除了郵件之外，還有 Teams、Zoom、Slack、Chatwork、Messenger 等各種工具。在公司決定利用這些工具後，仍然經常聽到一些人抱怨說「我沒有在看那些東西」、「我沒有在用」。

「我有傳訊息給你了，你看一下」、「呃，我沒有用在用這個功能耶」這種對話沒完沒了。沒有看訊息的人會變成卡住的瓶頸，對工作的整體進展產生負面影響。如果團隊決定「使用」，就算不擅長也至少要能操作最低限度的功能，否則團隊將無法正常運作。

此時，請再度思考「為什麼要導入這項工具」。目的不是讓你熟練使用IT工具，而是縮短時間和提高生產率。也許有人覺得「使用IT工具很困難……」但使用IT工具已經是不可逆的趨勢。為了在團隊中取得成果，試著去請教擅長IT工具的人吧。

根據需求使用工具

Ⅹ 低效人士：重視面對面會議
Ο 高效人士：不論是面對面還是線上會議都可以隨機應變

有一些人堅信著「只有面對面的討論和會議」才有效果，他們心中有著「一定要面對面」的想法。相反地，也有人認為「現在面對面開會早就過時了」，秉持著「遠端至上主義」。

面對面的好處在於可以看著對方的表明，根據情況來對話。你可以把話題拋向看起來有興趣的人，所以更容易掌握整體節奏。缺點是準備文件、會議室、移動都需要花時間。

遠端工作的優點是，不需要花時間準備投影簡報的資料，也不需要移動，因此可以隨時隨地參加。缺點是，無法傳達細微的語感，而且如果雙方網路環境不佳，可能會無法順利運行。

我透過遠端和面對面的形式進行講演、企業培訓和大學課程的感受是，「面對面更容易產生集體智慧」。集體智慧指的是許多人對話之後所產生的領悟和智慧。當然，線上也可以透過各種巧思達到目的，但實際上面對面交談更容易說笑，也能看到表情，就能在「開朗的」氣氛中對話，進而獲得更好的集體智慧。腦力激盪法等討論方式，也比較適合面對面操作。

我們應該學習根據不同目的，選擇面對面或線上溝通，並且能夠有效引導對話的技能。

關鍵：不要成為「手法狂魔」

回想起學生時代，是不是有些同學對參考書如數家珍？很了解參考書，但最關鍵的成績卻不是那麼好……每個班上大概都會有一個這樣的人吧？參考書是學習科目的許多工具和方法之一。這樣的人可以說是「手法狂魔」。

在商務世界也有很多這種手法狂魔。譬如說「經常閱讀商業書刊」、「熟悉各種框架」、「知道最新應用程式和設備」等。雖然知道各種方法乍看之下很了不起，但前提是「能帶來成果」。

當然，了解技巧知識很重要。然而，只是擁有知識不能帶來成果。獲得知識之後，就需要具體思考和行動，如何應用在自己的業務上。要將技巧轉化為成果，實踐是唯一的方法。透過不斷反省先前的結果並持續進行PDCA，你的技巧就會經過千錘百鍊。不要成為手法狂魔，而是要不斷實踐並取得成果。

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只有自己能找到職涯上的正確解答

Ⅹ 低效人士：以消極的態度看待轉職
Ο 高效人士：以職涯目標來看待工作

轉職只是手段，而非目標。

我自己曾經換過10次工作，總共在11家公司工作過。除了第一家公司之外，我在接下来的10家公司都是做行銷的工作，只有換過1次「職業」，所以算是「轉職」1次，「轉社（雖然沒有這種說法）」10次。

這10場比賽的戰績是4勝2敗4平手。雖然用戰績這個時有點奇怪，不過我分別定義為「勝利＝能夠享受，並且取得了公司和個人設定的成果」、「失敗＝無法享受，也無法取得成果」、「平局＝缺少其中一個元素」。

現在回想起來，我當初之所以轉到能夠取得成果的公司是「因為想做那份工作」；反之，我轉到做不出成果的公司則是「因為不喜歡現在的工作想跳槽」。不同的地方在於態度是否積極。

雖然沒必要忍受討厭的工作，不過這種時候應該將目光投向未來。重要的是思考數年後「想要成為的樣子」。職涯的正確答案，不是來自專業的職涯顧問或朋友，而是要靠自己去尋找。許多人誤以為「提升職涯高度＝轉職」，但其實提升技能、公司內部人事調動、MBA留學、創業和兼職也是提升職涯高度很好的方法。

思考「為了什麼而工作？想成為什麼樣的人？」並且做好現在能做的事情，這就是在提升職涯高度了。