做好人才發展專案之餘，也別忘了向上彙報的關鍵4件事【不只是人才發展】

文 / 賴思菲 顧問

您是否有過這樣的經驗？為了某個人才專案，你和團隊苦心策劃、準備了幾個月，除了收集內部顧客需求，也和數家供應商做了深入溝通，終於備好一份專案計畫。於是，你費了一番功夫跟CEO秘書爭取，終於要到經營會議中寶貴的20分鐘，準備好好向經營層彙報精心設計的專案計畫 。

重要的一刻到來，你娓娓道來說明當初發現這個需求的緣由，試圖讓經營層瞭解整個專案背後發現的問題細節和準備過程。不料，才開始3分鐘講到第二張投影片，CEO就皺著眉頭打斷你的彙報，開始一連串的提問，5分鐘後你帶著沮喪的心情離開會議室，CEO否決了你的建議。你的心情糟透了，過去這段時間花的時間全白費了。

---

與C級主管向上彙報必須注意的4件事

---

過去經驗告訴我們，一場成功的簡報，必須是豐富多彩、有乾貨的ppt內容、生動的故事引發聽眾興趣、簡報過程中基本不會有人打斷你的分享、Q&A時間也鮮少有人提問，這些都是我們熟悉且行之有年的簡報經驗，為何面對CEO時，一切都失效了？問題出在哪裡？首先，你必須認清高階主管跟公司絕大部分人群非常不同。要想成功影響營運管理層，必須確實掌握和他們溝通的4大成功要素：

要素1：掌握聽眾的狀態

首先，你必須能回答以下問題，誰在會議中聽取你的簡報？他們的職級？他們的會議目的？他們之間目前關係如何？誰會支持你？誰可能反對你？你必須釐清誰是主要決策者，他對你提出的計畫會表達什麼立場，能打動他的是怎樣的方案？另外，與會者中是否有人和你平時關係親近，可作為你的支持者（Sponsor），會議前可提醒你溝通策略，會議中萬一有人岔開話題或表現不支持時，他可以助你渡過難關，協助你取得支持。

C級主管通常具備這些特點，聰明、具競爭力、善分析、時間永遠不夠用、必須達成特定績效目標、缺乏職業安全感。在董事會股東面前他們承擔引領企業提高市場價值的重要責任，研究顯示，即使一名CEO上任一年後，該企業的市場價值提高了，仍有25%的機會，他無法繼續穩坐CEO寶座，這說明了為什麼普遍C級領導缺乏職業安全感。一個有趣的調查資料顯示，以一家50億資產的企業為例，如果今天你召集五位C級領導聽取你的簡報，股東需要為這個會議承擔每小時約100萬台幣的成本。現在你應該瞭解短短20分鐘的簡報時間有多麼昂貴，以及為什麼當你在C級領導面前無法快速切入重點，他們會如此沒耐性了。

要素2：掌握以終為始原則

一位美國CEO曾說過「你有30秒時間引發我的興趣，告訴我今天你為什麼來找我，如果30秒過了你還無法引起我的興趣，我的注意力就會轉移到智慧手機，也代表你失去我了」。準備和C級領導溝通的內容時，一定要把握「以終為始」的策略，開場直接切入問題點儘快說明今天來的主要目的。如果你想獲得財務上的支持，直接提出ROI分析，讓C級領導看到投資在你的人才專案上的錢，能為公司帶來哪些好處、解決哪些問題。

其次，跳過那些不必要的細節和故事分享，你不需要準備一大堆的ppt，C級領導期待你和他「溝通問題」，而不是給他上一堂「理論培訓」，通常包含充分資料資料的1-3張ppt就足以讓一個C級領導判斷他要不要支持你的提案。

要素3：以自信的態度進行溝通

準備好「以終為始」的溝通內容後，接下來就看你當天能否成功表現了。能獲得C級領導青睞的員工，一般都是自信、熱情有活力、完全投入工作且掌握具體情況的員工，千萬要避免在他們面前表現自我膨脹、過度圓滑或唱高調的行為。C級領導通常較容易信任且支持有自信員工的提案，這些員工和他溝通時，一定是抬頭挺胸（肢體語言舒展不萎縮）、說話方式輕鬆自在、語氣堅定、音量足、眼神自信地和與會者交會，勇於面對並回應領導的挑戰和質疑。

要素4：隨時預備好脫稿演出

 一位CEO說「影響我是否對部屬的提案產生興趣，並且願意支持的關鍵，80%來自他的引導技巧，只有20%來自他所準備的溝通內容」。「引導」包含聆聽和即興靈活應變的技巧，例如：員工在陳述專案內容時，是否能細心觀察到與會者的狀態和現場情況，如有必要，他敢說出他的觀察，並勇於面對和處理問題。

和經營層溝通，必須有能力面對以下無法預期的情況，例：溝通時間突然從20分鐘減到5分鐘、興趣缺缺或侃侃而談的領導們、決策者提前離席、主題突然被迫改變、部分主管私下聊天。有能力迎接這些突發狀況，靈活調整應對方式和溝通策略的員工，通常都是取得C級領導支持的常勝軍。